апрель    2024

Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс
1	2	3	4	5	6	7
8	9	10	11	12	13	14
15	16	17	18	19	20	21
22	23	24	25	26	27	28
29	30

показать все 

18.04.2024

Ассоциация разработчиков «Отечественный софт» отметила 15-летие

Читать далее 

17.04.2024

РДТЕХ представил Технологическую карту российского ПО 2023

Читать далее 

16.04.2024

RAMAX Group получила партнерский статус уровня Gold по продукту Tarantool

Читать далее 

12.04.2024

На RIGF 2024 обсудили ключевые вопросы цифрового развития России

Читать далее 

показать все 

18.04.2024

5 способов повысить безопасность электронной подписи

Читать далее 

18.04.2024

Как искусственный интеллект изменит экономику

Читать далее 

18.04.2024

Неочевидный САПР: выход ПО за рамки конструкторской деятельности

Читать далее 

18.04.2024

Скоро некому будет делать сайты и заниматься версткой

Читать далее 

18.04.2024

Цифровая трансформация в энергетике: как запустить проект с максимальным финансовым эффектом?

Читать далее 

05.04.2024

Мотивируй, не то проиграешь!

Читать далее 

22.03.2024

В 2024 году в России и мире вырастут объемы применения AR/VR 

Читать далее 

25.02.2024

Цифровые технологии: надежды и риски

Читать далее 

05.02.2024

Будут ли востребованы услуги технической поддержки софта Oracle в России в ближайшие годы?  

Читать далее 

31.01.2024

Здания с признаками интеллекта. Как Сергей Провалихин автоматизирует дома и производства

Читать далее 

показать все 

Главная / Архив номеров / 2011 / Выпуск №3 (6) / Выбираем систему групповой работы

Рубрика: С чего начать

 Сергей Яремчук, фрилансер. Автор более 800 статей и шести книг. С «СА» с первого номера. Интересы: сетевые технологии, защита информации, свободные ОС

Выбираем систему групповой работы

Не секрет, что применение средств groupware позволяет повысить эффективность работы сотрудников организации. В статье рассмотрим наиболее популярные решения

Сегодня тяжело представить функционирование любой организации без средств коллективной работы. Наверное, поэтому соответствующие системы являются одними из наиболее востребованных и занимают большой сегмент рынка ПО. Задача подобных решений проста – создается единое пространство, обеспечивающее в первую очередь удобство пользователю в обмене сообщениями и документами, поиске данных, планировании времени, а также контроль совместных работ. Но, если начать выбирать для своей организации подходящую реализацию, можно столкнуться с тем, что функции у groupware-систем различных разработчиков существенно отличаются.

Что ждать от groupware?

В англоязычной литературе соответствующие программы называются groupware, collaborative software, Computer-Supported Cooperative Work (CSCW), есть и другие имена. Сам термин «groupware» как противопоставление singleware был предложен в 1978 году Петером и Труди Джонсон-Ленц (Peter и Trudy Johnson-Lenz), хотя более широкую известность получил на десятилетие позже, в конце 80-х.

Устоявшегося термина в русском языке нет, но чаще говорят как о ПО обеспечения совместной или коллективной работы. Первой реализацией groupware считают онлайн-игру Colossal Cave Adventure, написанную в 1975 году для DEC PDP-10. Затем появился PLATO Group Notes (дедушка современного Lotus Notes), который был очень популярен вплоть до начала 80-х. Хотя наибольшую востребованность приложения групповой работы приобрели уже в 90-х, и особенно большой толчок дало развитие Интернета, различных систем общения и веб-технологий. За это время создан не один десяток продуктов, которые из простых средств обмена информацией превратились в groupware-платформы, отлично подходящие и для территориально распределенных коллективов любого размера. Единого требования, как и подхода в организации рабочего места пользователя при их построении, нет, к тому же назначение или происхождение продукта может быть разным. Одни программы рассчитаны на «обычный» офис, другие – на фирмы, занимающиеся продажами и предоставлением услуг, образовательные учреждения, есть свои решения и для разработчиков ПО и так далее. Каждая реализация имеет свой набор функций, поэтому часто выбрать нужный вариант очень тяжело. Большинство groupware-систем содержат:

• модуль электронной почты – обязательный компонент, обеспечивающий обмен сообщениями, как правило, через внешний SMTP/POP3/IMAP-сервер, хранение и сортировку почты, в большинстве случаев пользователь может подключаться как с помощью почтового клиента, так и через веб-интерфейс;
• адресная книга – централизованное хранение персональной и общей контактной информации. Продвинутые groupware-решения обеспечивают синхронизацию с внешними устройствами и импорт/экспорт в файл vCard;
• календарь – хранение персональных и групповых данных обо всех организационных мероприятиях, некоторые решения поддерживают синхронизацию с мобильными устройствами и программами и выдачу предупреждений пользователю о наступлении события;
• списки задач – в некоторых реализациях она дополнена модулем контроля за ходом выполнения работ;
• система защиты – аутентификация и разграничение доступа, антиспам и антивирус-проверка.

Это необходимый минимум. В зависимости от реализации groupware может содержать средства мгновенного обмена сообщениями, рассылки и подписки на обновления, совместное использование файлов (в некоторых случаях с возможностью контроля версий), CRM и ERP, портал (CMS, WiKi, блоги, форум и т.д.), интеграцию с LDAP и Active Directory. И хотя некоторые из них прямого отношения к функции groupware не имеют, такие дополнения существенно увеличивают возможности, а значит, и эффективность конкретного решения. Например, OBM, описание которого найдете в этом же номере журнала, разрешает управлять учетными записями пользователей, позволяя обойтись без Active Directory. Большинство популярных groupware обеспечивает доступ к клиентской части через веб-интерфейс, что снимает ограничение на клиентские ОС, и дает возможность подключаться к серверу с любой точки, где есть Интернет.

Системы групповой работы отличаются лицензией и используемой платформой, каждый вариант подразумевает разные первоначальные взносы за внедрение и наличие подготовленных специалистов и пользователей. Так, проприетарные решения содержат большое количество функций, обеспечены поддержкой, но при внедрении потребуют значительных начальных капиталовложений, в том числе и на подготовку администратора. А это, как правило, делает их «неинтересными» для небольших и средних компаний. Системы групповой работы, распространяемые по Open Source-лицензии, считаются (это не совсем так, но спорить не будем) менее готовыми к работе «из коробки», но с их установкой и настройкой справится любой веб-программист, которого очень просто найти даже в небольших населенных пунктах. Особняком стоят SaaS-решения, их развертывание не потребует больших первоначальных взносов, переподготовки администратора.

В статье не буду рассматривать популярную комбинацию Microsoft Exchange [1] и Microsoft Outlook, которую часто берут за эталон организации системы совместной работы. Эта связка хорошо расписана на тематических ресурсах. Минус: найти хорошего администратора, знающего Microsoft Server, Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Microsoft SQL Server, не так уж и просто. Первоначальные затраты на покупку лицензий составят приблизительно – $733 – Windows Server 2008, $715 – Exchange Server Standard 2010, $68 – Exchange Standard CAL (за каждое подключение), $220 – Microsoft Office 2010 Standard (для каждого ПК) + клиентские версии Windows.

Корпоративная почта с расширенными функциями

Большинство систем групповой работы выросли из сервисов электронной почты, в которых появились дополнительные функции, поэтому и искать будем среди подобных систем. Например, многие организации, имеющие свой домен, вместо развертывания почтового сервиса просто подключают его к Яндекс.Почта для домена или Google Apps для бизнеса. В результате получают полноценный корпоративный почтовый ящик, отправляя письма от «своего» имени, и некоторые даже не обращают внимания на дополнительные возможности, предоставляемые в нагрузку и не требующие каких-либо вложений.

Например, Яндекс.Почта для домена [2]. Для подключения просто указываем адрес домена (в списке уже присутствуют домены прописанные в Яндекс.Вебмастер), подтверждаем права на домен и редактируем MX-запись в панели управления DNS:

Имя поддомена – @
Тип записи – MX
Данные – mx.yandex.ru.
Приоритет – 10

Администратор получает интерфейс, с помощью которого он может управлять почтовыми аккаунтами. По умолчанию поддерживается до 1000 аккаунтов, чего обычно более чем достаточно, но их число можно увеличить. Теперь пользователи могут работать с почтой, подключаясь с помощью веб-интерфейса, клиентами по протоколам POP3/IMAP или используя мобильные устройства. Кроме этого, интерфейс дает возможность настроить сбор почты с других POP3 почтовых ящиков, создать новые папки и метки, упрощающие сортировку писем с помощью фильтров, плюс белый и черный список. Также доступен сервис мгновенных сообщений Я.Онлайн, Яндекс.Бар для браузера и персональный менеджер контактов. Пользователь может заводить несколько календарей (доступен экспорт и импорт), создавать события и списки дел. События при необходимости привязываются к списку дел. При создании события пользователь приглашает других участников, которые могут просматривать или редактировать событие. Сразу же генерируется HTML-код, позволяющий поместить информацию на сайт, чтобы посетители могли быстро добавлять его в свои календари. Вероятно, не все элементы предъявляемые к системам групповой работы в Яндекс.Почта, выполнены, но для небольших организаций этого вполне достаточно.

Рисунок 1. Создание события в Яндекс.Почта для домена

Корпорация Google предлагает нам два варианта подключения, позволяющих организовать групповую работу. В стандартном пакете Google Apps для бизнеса [3] пользователь получает полный спектр приложений – почта Gmail с доменом, календарь со списком задач и поиском, документы, группы, сайты и видео Google. Их функционал известен любому человеку, имеющему аккаунт на сервисах Google. Пакет предлагается совершенно бесплатно, ограничен лишь размер почтового ящика (2 Гб). Возможности календаря в общем совпадают с вариантом от Яндекс, при создании события можно рассылать приглашения другим участникам, но появилась возможность сразу подключать документы.

Рисунок 2. Сведения о мероприятии в Google Apps для бизнеса

Выбрав профессиональный пакет ($50 на аккаунт в год), получаем увеличенный до 25 Гб объем почтового ящика, поддержку, гарантию бесперебойной работы, возможность переноса действующих почтовых аккаунтов на Gmail и доступ к API-расширениям. Последние позволяют интегрировать в Google Apps приложения и сервисы сторонних разработчиков. Их список приведен на Google Apps Marketplace [4], где представлено более 200 приложений, разбитых на несколько категорий: менеджеры задач, утилиты поиска, синхронизации данных, средства взаимодействия с клиентами, инструменты управления финансами, администрирования и многие другие. Часть из представленных дополнений бесплатна.

Также подписчики получают доступ к системе безопасности электронной почты Postini, обеспечивающей улучшенную фильтрацию спама и вирусов, шифрование с TLS, настраиваемые правила обработки вложений, архивацию и восстановление, поиск и экспорт писем. Первые 30 дней работы в профессиональном пакете – бесплатно.

Teamtools

Проект ООО «НГ логик» [5], реализованный как SaaS, предлагает две версии – бесплатную базовую и расширенную. Последняя за весьма символическую плату предоставляет весь необходимый набор, обеспечивающий управление группой. Для работы потребуется компьютер с любым браузером с установленным Microsoft Silverlight. При регистрации создается учетная запись владельца, чтобы добавить новых участников, необходимо создать как минимум одну группу и отправить почтовое сообщение остальным пользователям. Содержит календарь с очень удобным модулем управления задачами, позволяющий контролировать процесс загрузки подчиненных, подсчитывать трудозатраты, напоминания и условия приемки задачи. Причем при постановке задачи она проходит все этапы – черновик, согласование, не начата, на исполнении, приемка, завершена. Файловое хранилище, в котором доступ к данным могут получать только участники группы с возможностью просмотра и обсуждения медиафайлов и документов. Размер ограничен 1 Гб, но за двойную абонплату его можно увеличить до 10 Гб. Обмен сообщениями между пользователями производится в реальном времени с помощью внутренней системы, напоминающей чат. Причем в беседу можно добавить любое количество участников. Реализован
и форум.

Рисунок 3. Создание задачи в teamtools

Предусмотрен вариант установки teamtools на сервер компании, для этого следует просто обратиться к разработчикам. На сайте проекта доступно несколько видеотуров, позволяющих ознакомиться с особенностями работы с teamtools. Платит только владелец группы, максимальная цена 200 рублей в месяц не зависит от количества участников. За доплату доступны дополнительные инструменты: управление проектами, просмотр документов Word.

Кроме этого, следует обратить внимание на TeamLab [6] – проект, предлагающий бесплатно решение для совместной работы, реализованное как SaaS, или программы, распространяемой по Open Source-лицензии.

Novell GroupWise

Разработка компании Novell Inc.– Novell GroupWise [7] возникла в конце 80-х как расширение к текстовому редактору WordPerfect. В 1994 году проект выкуплен Novell и получил новое имя GroupWise. Сегодня это полнофункциональное решение для организации коллективной работы, содержащее все необходимые функции: электронную почту, систему обмена мгновенными сообщениями, календарь, управление заданиями, контактами и документооборот.

Решение мультиплатформенное. В качестве серверной ОС можно выбрать NetWare (в будущем релизе планируется убрать поддержку), Windows (2003 или 2008) и Linux (SLES), клиентская часть – Windows (XP или 7), Linux (SUSE Linux Enterprise Desktop) и Mac OS X. Кроме этого, компонент WebAccess дает возможность подключаться к серверу с помощью веб-браузера, получая доступ ко всем функциям. В текущей версии 8.0 появился MobileServer, обеспечивающий поддержку мобильных устройств Nokia, и ActiveSync (iPhone и Android). Помимо этого, для подключения к серверу можно использовать любой другой клиент, поддерживающий соответствующие протоколы (IM и почтовые). Реализованы шлюзы для подключения к Novell GroupWise таких систем, как Microsoft Exchange и Lotus Notes, или миграции с них. Обеспечивается интеграция с антивирусными и антиспам-модулями сторонних производителей (лицензируются отдельно). Также поддерживаются основные стандарты защиты данных – SSL, TLS, S/MIME.

Рисунок 4. Сравнение затрат на 100 учетных записей в ТСО калькуляторе Novell

Рисунок 5. Интерфейс Novell GroupWise

Установка и настройка у подготовленного администратора в принципе проблем вызвать не должна. Интерфейс очень прост и понятен. На сайте доступны несколько вебкастов и документация.

Рекомендуемая розничная цена лицензии – $143 на пользователя + $33 или $36 за обычное или первоочередное техобслуживание. Возможна подписка на 1 год (~68$ за пользователя). Калькулятор TCO позволяет подсчитать, сколько удастся сэкономить на лицензии по сравнению с Microsoft Exchange.

Zimbra Collaboration Server

Количество groupware-систем, распространяемых по открытым лицензиям, очень велико, часто они являются производными от других проектов, в которых соответствующие функции появились вначале как дополнения. Описания многих проектов можно найти в архиве журнала «Системный администратор», демоверсии некоторых доступны на сайте opensourcecms.com.

Но все, кто хоть немного интересовался возможностью использования бесплатного варианта, в первую очередь обращаются к Zimbra Collaboration Suite [8]. В журнале уже была подробная статья [9], рассказывающая о возможностях и особенностях в настройке этого решения. С тех пор произошли некоторые изменения. Так, в январе 2010 года подразделение Zimbra было выкуплено у Yahoo компанией VMware, под руководством которой выпущена актуальная на сегодня седьмая версия.

Установив Zimbra, мы получаем полноценную среду коллективной работы, включающую:

• почтовый сервер (с доступом по протоколам POP/POPS/IMAP/IMAPS или через веб-интерфейс, есть и упрощенный для доступа с мобильных устройств) с фильтрацией спама и проверкой на вирусы (ClamAV);
• сервис мгновенного обмена сообщениями (Jabber), RSS и Atom;
• частный и общий календарь с возможностью планирования событий и список задач;
• управление контактами;
• обмен документами с WYSIWYG редактором Zimbra Document (поддерживает форматы RTF, HTML, таблицы, изображения, работа с буфером обмена, общим доступом).

Плюс к этому система поиска, группировки документов по тегам, синхронизация с внешними устройствами, хранение данных об учетных записях на LDAP-сервере или Active Directory. Для доступа к данным проект предлагает два клиента: Zimbra Web Client – интерактивный веб-интерфейс (построен с применением технологии AJAX) и Zimbra Desktop. Последний обеспечивает подключение к серверу и синхронизацию данных (почта, контакты, календарь и так далее), но может работать и в качестве автономного почтового клиента (то есть без Zimbra CS).

Наиболее широкую известность Zimbra получил благодаря специальному API, позволяющему подключать к серверу дополнительные плагины (zimlets), существенно расширяющие его возможности за счет интеграции сторонних продуктов и сервисов.

В версии 7 ко всем возможностям добавились модуль для хранения и совместного доступа к файлам Briefcase (вместо пересылки файлов по email), система контроля версий, возможность блокировки файлов на время редактирования, онлайн-просмотрщик для некоторых типов документов, улучшен поиск, организация мероприятий в календаре, сервер оповещений (email, SMS), поддержка Kerberos SSO, новых версий ОС, Outlook 2010 и многое другое. Появился модуль Zimbra Social, позволяющий следить за обновлениями с Twitter, Facebook и Digg.

Плюс смена названия: вместо Zimbra Collaboration Suite сегодня имеем Zimbra Collaboration Server.

Рисунок 6. Zimlet существенно расширяют базовые возможности Zimbra

Как и прежде, Zimbra предлагается в трех версиях – Open Source Edition, Network Edition (Starter, Standardи Professional) и Zimbra Appliance (Basic, Standard, Professional). Первая распространяется свободно под OpenSource ZPL-лицензией (Zimbra Public License) и по сравнению с платными имеет некоторые ограничения (подробнее – в сравнительной таблице Compare Zimbra Products [10]).Так как количество учетных записей не ограничено, ограничения не мешают использовать Zimbra OSE в организациях малого и среднего размера. Урезаны возможности поиска, синхронизации с Microsoft Outlook, iPhone и другими внешними устройствами и программами, отсутствует встроенный механизм резервного копирования и восстановления, невозможность работы в кластере, есть ограничения по администрированию и другие.

Серверная часть Zimbra Server написана на Java и использует наработки нескольких Open Source-проектов: nginx, Apache Lucene, OpenLDAP, MySQL, Postfix, POP3/IMAP4 прокси Perdition, ClamAV, DSPAM и некоторых других. Для установки понадобится любой дистрибутив Linux, сам процесс очень прост и трудностей обычно не вызывает даже у малоопытных сисадминов (некоторые администраторы Zimbra часто используют в качестве сервера электронной почты). На сайте проекта, кроме архива с исходным текстом, предлагаются сборки для Ubuntu 8.04/10.04 LTS, SUSE LES 10/11, Debian 5, Fedora 11, RHEL 4/5.

***

Выбор системы групповой работы – непростая задача, здесь следует определиться с бюджетом, возможностями, оценить уровень подготовки пользователя. В большинстве случаев внедрение происходит без проблем, ведь, по сути, разрозненные приложения подменяются централизованным решением.

1. Microsoft Exchange – http://technet.microsoft.com/ru-ru/exchange.
2. Яндекс.Почта для домена – http://pdd.yandex.ru.
3. Google Apps для бизнеса – http://google.com/apps/intl/ru/business.
4. Google Apps Marketplace – http://google.com/enterprise/marketplace.
5. Сайт teamtools – http://www.teamtools.ru.
6. Сайт TeamLab – http://www.teamlab.com/ru.
7. Сайт Novell GroupWise – http://www.novell.com/products/groupwise.
8. Сайт Zimbra Collaboration Suite – http://zimbra.com.
9. Бочкин М. Больше, чем почта. Zimbra Collaboration Suite 6.0. //«Системный администратор», №11, 2009 г. – С. 52-55 (http://samag.ru/archive/article/905).
10. Сравнительная таблица версий Zimbra – Compare Zimbra Products – http://www.zimbra.com/products/compare_products.html.

В начало⇑

Комментарии отсутствуют

Комментарии могут отставлять только зарегистрированные пользователи