|
Андрей Пантелеев: «Эффективность системы управления документами – показатель корпоративной культуры»
Главная /
Архив номеров / 2017 / Выпуск №05 (68) / Андрей Пантелеев: «Эффективность системы управления документами – показатель корпоративной культуры»
Рубрика:
Документооборот
Facebook
Мой мир
Вконтакте
Одноклассники
Google+
Андрей Пантелеев:
«Эффективность системы управления документами – показатель корпоративной культуры»
Руководитель компании «ДокСофт», много лет специализирующейся в сфере систем электронного документооборота, рассказывает «БИТу» о рынке, трендах и российской специфике СЭД
 – Андрей, электронный документооборот в России образца 2017 года никого уже давно не пугает. Мы медленно, но верно видим «начало конца» бумажной эпохи. Как эволюционируют системы электронного документооборота (СЭД) в нашей стране? Можно ли говорить о сформированном рынке в данной отрасли?
– О конце бумажной эпохи говорить пока рановато. Каждый год появляются все новые и новые виды документов, и далеко не все они электронные. Да и наш бизнес во многом связан с управлением бумажными документами.
Впервые темой СЭД мы начали серьезно заниматься в 2001 году. Пытались сделать свой продукт на базе MS SharePoint 2000. Он нас в итоге не устроил, было потрачено много времени, сказалось и слабое знание предметной области. Решили работать на базе готовых решений российских вендоров.
В 2005 году наладили отношения с компанией «ЭОС», много лет успешно сотрудничаем с ней, т.к., на наш взгляд, ее специалисты обладают лучшей экспертизой в области управления документами.
Первые внедренные нами системы в строгом смысле не являлись системами электронного документооборота, они управляли электронными образами бумажных документов, но последние лет пять соотношение электронных образов бумажных документов и электронных документов в системах управления документами резко сдвигается в пользу последних.
Вообще СЭД у нас в России – это очень широкое понятие. На Западе есть свои сформированные, более узкие продуктовые классы, как, например, ECM, PDM или EDI. У нас СЭД можно назвать и системы передачи налоговой отчетности, и системы «банк-клиент», и просто большой спектр систем, которые создавались в отрыве от предметной области и используют свою придуманную терминологию.
Системы электронного документооборота – это в первую очередь ресурс управления. В 2007 году был принят очень хороший ГОСТ РИСО «Управление документами. Общие требования», который позволил по-новому посмотреть на документы и на системы управления документами, там прописаны многие вещи, необходимые для успешного внедрения СЭД.
Говоря о документах, мы имеем в виду не только вершину айсберга: входящие и исходящие письма, приказы и распоряжения, служебные записки и договора, но и документы, которые являются результатом процессов деловой активности. Эффективно управляя документами, мы повышаем эффективность наших процессов.
| В 2007 году был принят ГОСТ РИСО «Управление документами. Общие требования», который позволил по-новому посмотреть на документы и на системы управления документами |
В 2008 году бывший тогда Президентом России Дмитрий Медведев активно призывал внедрять СЭД. Это было логично и всем понятно: такие решения позволяют при необходимости посмотреть всю историю любого документа, получить прозрачность вертикали власти, четко определить, кто и за что несет ответственность и выполнено ли на практике то или иное поручение.
Было сформировано понимание, что чем быстрее движутся документы, тем быстрее работает организация. Все вместе это создало условия для резкого роста российского рынка СЭД. Крупные интеграторы начали разрабатывать свои продукты на западных платформах по управлению документами, иногда просто для диверсификации: «завести еще и свой продукт СЭД». Массово появились «разработки», которые были выполнены тремя – пятью специалистами и сейчас уже не поддерживаются.
Но в целом рынок СЭД в РФ можно назвать достаточно зрелым, сформированным. Есть пятерка основных игроков, имеются мощные российские системы, в создание которых вложены немалые деньги, и они успешно работают. Разрабатываются ГОСТы, работа упорядочивается.
Интересно, что в целом цены на рынке российских СЭД не менялись серьезно примерно с 2008-го (когда софт освободили от НДС), при этом сам рынок подрастает каждый год на 15-20%! Подчеркну: речь идет о российских разработчиках, иностранные связаны с курсом валюты. А вот стоимость услуг по внедрению в последнее время серьезно выросла в Москве, но опять же не так сильно в регионах.
– О каких трендах в развитии СЭД в России можно говорить сегодня?
– Сегодня вместе с нашими партнерами мы видим, как становятся нормой кроссплатформенность и мобильность (версии для веб, iOS, Android), интеграция с федеральными системами, например, МЭДО и самой актуальной сейчас ССТУ – анализ и мониторинг обращений граждан.
Снижается интерес к продукции Microsoft в связи с курсом на импортозамещение, но MS SharePoint все еще слишком много в госсекторе, и даже решение государства перей-ти на все российское до 2018 года включительно вызывает очень много вопросов.
Ждем включения в реестр российского ПО – Postgres Pro, это должно положительно сказаться на создании и внедрении новых продуктов в сфере СЭД.
Стоит отметить, что применительно к СЭД сейчас один из главных трендов – работа с электронной подписью. Качественная работа с электронной подписью сегодня очень важна.
| Стоит отметить, что применительно к СЭД сейчас один из главных трендов – работа с электронной подписью. Качественная работа с электронной подписью сегодня очень важна |
О чем идет речь? Например, уже десятилетие торговые сети обмениваются со своими поставщиками определенным набором документов в электронном виде (заявки, подтверждения заявок, уведомления об отгрузке и т.д.), обмен этими документами не требовал использования электронной подписи.
Сейчас между ними идет рост юридически значимого документооборота: счета-фактуры, товарные накладные, внедряется УПД – универсальный передаточный документ.
Причем массовое внедрение юридически значимого электронного документооборота идет уже не только в ретейле, но и в сфере услуг ЖКХ – от ресурсоснабжающих предприятий требуется своевременное выставление документов на оплату своим клиентам, выполнение этой работы в срок тормозится проблемой элементарной распечатки большого количества документов и их доставки. Всем удобнее получать подобные документы в электронном виде.
Впрочем, не все так легко, как в описанном случае, для других отраслей. Возьмем органы власти: обмен юридически значимыми документами между ними уже есть на федеральном уровне, но внутри регионов ситуация подчас крайне грустная.
Еще один актуальный вопрос обращения электронных документов, подписанных ЭП, – это юридическая значимость их бумажных копий. Почему-то часто считается, что надпечатка «подписано электронной подписью тем-то, сертификат такой-то» решает все проблемы. Нет понятия, что документ, сформированный во внутренней системе, при выходе из организации не по электронным каналам связи, а получаемый сторонним адресатом в бумажном виде, должен оформляться по правилам заверения бумажных копий.
– Вы работаете в разных регионах России. Насколько разный там уровень развития и внедрения в них систем электронного документооборота?
– На уровне регионов проблем в сфере СЭД хватает – не всегда выбранные платформы могут спустя годы стать хорошим подспорьем в развитии. Например, Омская область «сидит» на Lotus. Что тогда начнется в этом сибирском регионе в 2018 году? Вопрос больше похож на риторический… Много амбиций в свое время было в Пермском крае по теме СЭД, но получается очень дорого.
Но есть российские регионы, которые уже достигли успехов в данной сфере, например Татарстан, Ростов-на-Дону, Калининград, Камчатский край, Республика Хакасия, Тульская область.
Отношение к теме электронного документооборота, управления документами в организации или компании – сегодня это показатель ее культуры. Можно сразу понять, какая служба, специалисты какого уровня работают с документами.
– Интересно, а как, например, станут в России лет через 40 открывать какие-то официальные документы и подтверждать их подлинность, если все будет в старых системах, которых уже нет? Ждет ли нас все-таки своего рода унификация в СЭД?
– Это еще один нюанс. Может повториться ситуация с магнитофонными кассетами – помните такие? На чем воспроизводить их сегодня? Но при этом цифровой мир данных и носителей информации – это уже реальность. Как раз здесь и важна стандартизация документов, сохранность и возможность проверки корректности электронной подписи. Важно решать проблемы своевременно, чтобы потом не зависеть от тех, кто сможет считать данные со старых носителей, преобразовать их в новые форматы и т.д.
| Процессы интеграции различных систем электронного документооборота будут только нарастать, все сейчас уже отчетливо понимают, что это экономия денег |
Одна из важных составляющих СЭД – унификация электронных документов. Еще во времена СССР у нас в стране создавалась культура работы с документами и ставилась вполне современная задача уменьшить их количество. Тогда же впервые и был сформулирован запрос на унификацию форм, актуальный и сегодня для организаций, внедряющих систему менеджмента качества.
Есть документы, форма которых много-много лет не обновляется со времен СССР (кадровые, отчетные, счета-фактуры и т.п.). Но почему-то на этом фоне нет унификации, например, такого распространенного документа, как Акт выполненных работ…
Сейчас с внедрением государственных систем вводятся в электронный документооборот форматы обращения граждан. Система ССТУ заставит всех разработчиков сервисов получения и обработки обращений перейти к единому стандарту. При этом государство сейчас директивно не заставляет делать выбор организации в пользу какой-то одной СЭД. Это правильно, так как сохраняется и поддерживается конкурентная среда среди разработчиков.
Можно, однако, говорить о том, что Linux-ориентированные разработчики сейчас имеют преимущество в целом, так как на государственном уровне ставится задача перехода на софт на базе открытых решений, созданный в России.
Процессы интеграции различных систем электронного документооборота будут только нарастать, все сейчас уже отчетливо понимают, что это – экономия денег. Именно «различных систем», потому что их много, у всех есть свои «плюсы» и «минусы». Все вендоры пытаются «идти в ногу со временем».
Но это, как уже выше говорилось, требует не только соответствия общим стандартам типа пресловутой мобильности – запросы сейчас самые разнообразные.
Например, перспективный тренд – сканирование документов с формированием реквизитного состава карточек документов в системе. Еще в 2012 году мы показывали на Международном информационном конгрессе в Омске сканирование документов на потоке и сразу же формирование карточек с данными из них в электронном виде.
Тогда нам это по реакции потенциальных заказчиков показалось мало востребованным, но сейчас цены на подобные решения снижаются, во многих странах массовый ввод электронных документов давно уже стал распространенным явлением. Теперь появляется интерес к этому и в России.
Как видите, сфера СЭД развивается в нашей стране, в ее регионах, и аспектам ее развития, трендам можно посвятить как минимум несколько подобных разговоров.
Беседовал Евгений Белкин В начало⇑
Facebook
Мой мир
Вконтакте
Одноклассники
Google+
Комментарии отсутствуют
Комментарии могут отставлять только зарегистрированные пользователи
|
_cover.jpg)
_cover.jpg)
_cover.jpg)
_cover.jpg)
