апрель    2024

Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс
1	2	3	4	5	6	7
8	9	10	11	12	13	14
15	16	17	18	19	20	21
22	23	24	25	26	27	28
29	30

показать все 

22.04.2024

Сообщество цифровых управленцев «я-ИТ-ы» проводит ЗАКРЫТУЮ встречу в рамках выставки «Связь-2024»!

Читать далее 

18.04.2024

Ассоциация разработчиков «Отечественный софт» отметила 15-летие

Читать далее 

17.04.2024

РДТЕХ представил Технологическую карту российского ПО 2023

Читать далее 

16.04.2024

RAMAX Group получила партнерский статус уровня Gold по продукту Tarantool

Читать далее 

показать все 

18.04.2024

5 способов повысить безопасность электронной подписи

Читать далее 

18.04.2024

Как искусственный интеллект изменит экономику

Читать далее 

18.04.2024

Неочевидный САПР: выход ПО за рамки конструкторской деятельности

Читать далее 

18.04.2024

Скоро некому будет делать сайты и заниматься версткой

Читать далее 

18.04.2024

Цифровая трансформация в энергетике: как запустить проект с максимальным финансовым эффектом?

Читать далее 

05.04.2024

Мотивируй, не то проиграешь!

Читать далее 

22.03.2024

В 2024 году в России и мире вырастут объемы применения AR/VR 

Читать далее 

25.02.2024

Цифровые технологии: надежды и риски

Читать далее 

05.02.2024

Будут ли востребованы услуги технической поддержки софта Oracle в России в ближайшие годы?  

Читать далее 

31.01.2024

Здания с признаками интеллекта. Как Сергей Провалихин автоматизирует дома и производства

Читать далее 

показать все 

Главная / Архив номеров / 2016 / Выпуск №04 (57) / ИТ-бюджет как конкурентное преимущество

Рубрика: Экономика ИТ

Александр Самарин, аудитор информационных систем

ИТ-бюджет
как конкурентное преимущество

ИТ-бюджет – фактор, способствующий получению конкурентного преимущества. Что в итоге принесет прибыль: сокращение затрат на себестоимость ИТ-инфраструктуры или увеличение расходов на ИТ для производительности?

Сегодня существуют различные мнения относительно роли информационных технологий в бизнес-процессах компании. В последнее время все более популярной становится идея о том, что компаниям, которые непосредственно не создают ИТ-продукты или не продают ИТ-услуги, нет смысла развивать собственную ИТ-инфраструктуру. При этом стратегией в области ИТ является выбор наиболее недорогих, обкатанных и отлаженных решений. Например, сюда можно отнести бесплатное или недорогое офисное ПО, а также все более развивающиеся облачные сервисы и технологии, включая удаленный доступ к рабочим местам. Основным посылом такого подхода является предположение, что в своем большинстве затраты на новые ИТ-решения никакого стратегического преимущества перед конкурентами уже не дают, а ИТ-услуги передаются на аутсорсинг и могут рассматриваться как другие ресурсы, необходимые для полноценного функционирования бизнес-процессов. Подобно оплате за электричество, охранные, почтовые, транспортные и другие услуги, ИТ-услуги можно передать на аутсорсинг, ведь со временем они должны только дешеветь и становиться все более качественными и стандартизированными.

С другой стороны, многие ИТ-руководители или специалисты, формирующие ИТ-бюджет, не без основания считают, что ценностями для бизнеса являются такие важные показатели, как терабайты, гигагерцы и мегабиты в секунду, что позволяет компаниям быть «быстрее, выше, сильнее» конкурентов. И поэтому нет смысла сокращать расходы на обновление и сопровождение ИТ, а, наоборот, их нужно увеличивать, чтобы получать конкурентное преимущество на рынке. При этом процесс обоснования необходимых расходов и инвестиций является прерогативой ИТ-специалиста или ИТ-руководителя.

Так все-таки нужно сокращать или увеличивать расходы на ИТ? Как сделать правильный выбор и на какие статьи расходов нужно обратить особое внимание? На помощь приходит такое понятие, как «ценность информационных технологий для бизнеса» (Business Value of Information Technologies), ведь ее можно посчитать.

Этими вопросами, актуальными для многих финансовых, промышленных и торговых организаций, ежегодно задаются ИТ-директора, специалисты, ответственные за бюджетирование, и топ-менеджеры компаний при верстке и утверждении ИТ-бюджета. Причем часто «профессиональные» и «компетентные» мнения, а не объективные цифры и данные являются аргументами при принятии того или иного ИТ-бюджета.

CAPEX и OPEX

Для того чтобы уйти от «экспертной» оценки правильности формирования ИТ-бюджета, компаниям необходимо внедрить механизм, разделяющий все статьи ИТ-расходов на две части – «расходы» и «инвестиции».

Финансистам хорошо знакома и очевидна разница между инвестициями и расходами. Это CAPEX и OPEX, капитальные затраты (инвестиции) и операционные затраты (расходы). Отсутствие этих понятий в Положении о бюджетировании компании, где изложены внутренние принципы и правила создания бюджета, почти всегда негативно сказывается на общей эффективности бизнеса. Ведь нередко ИТ-специалисты, формирующие предложения по ИТ-бюджету, и даже некоторые ИТ-руководители, не осведомлены о том, что капитальные затраты – это инвестиции с последующей отдачей, а операционные затраты – это расходы, которые по возможности необходимо оптимизировать. И то, и другое необходимо обосновывать и рассчитывать в процессе принятия ИТ-бюджета.

При отсутствии использования понятий CAPEX и OPEX и понимания различий между расходами и инвестициями процесс формирования ИТ-бюджета обычно сводится к прямому подсчету «вероятных» расходов, имеющих природу операционных затрат. Такой не в меру примитивный подход отражает незрелость управления ИТ-подразделением. При этом значительно затрудняется процесс принятия оптимальных решений с расстановкой приоритетов при распределении средств на ИТ-ресурсы. Конкретно это выражается вне производительных тратах времени при обсуждении и принятии решений по закупкам и последующему внедрению программно-аппаратного обеспечения и технологий.

Еще одним свидетельством недостаточности контроля над эффективностью ИТ-затрат может являться отсутствие в компании каталога ИТ-услуг. В этом документе должны отражаться фактические и предполагаемые услуги. Указывается стоимость единиц услуг, из которой вытекают текущие затраты/расходы на информационные технологии и ИТ-услуги, предоставляемые внутренним пользователям с указанием подробного описания и стандартов предоставления ИТ-услуг и способа расчета стоимости каждой услуги с указанием необходимых затрат на требуемые ресурсы.

Эффективный ИТ-бюджет

При вводе механизма эффективного бюджетирования и делении всех статей на «расходы» и «инвестиции» необходимо в обязательном порядке оценивать целесообразность тех или иных инвестиций. Самым простым вариантом расчета является использование такого показателя, как ROI – показатель «возврата на инвестиции» (Return On Investment), которым характеризуется эффективность капитальных затрат. Самый простой вариант расчета ROI основан на процентном отношении прибыли к размеру затрат (инвестиций) в приемлемый промежуток времени. Если показатель выше 100%, то затраты окупаются и приносят прибыль, если ниже, то затраты убыточны.

Нельзя обойти вниманием и TCO (Total Cost of Ownership) – методику определения прямых и косвенных затрат и выгод, связанных с любыми компонентами компьютерных систем. Цель применения TCO – получение ясного и понятного отражения реальных затрат, связанных с приобретением необходимых средств и технологий, с учетом разнообразных аспектов их последующего использования. Например, когда приобретается «дорогой» копировальный аппарат, то высокая цена будет аргументом в пользу более дешевого варианта. Однако если к стоимости копира добавить затраты на обслуживание и эксплуатацию в период его «жизненного цикла», то может оказаться, что общая стоимость покупки и затрат на эксплуатацию «дешевого» копира выше, чем «дорогого».

У многих специалистов часто возникают сложности с отнесением той или иной статьи расходов к CAPEX или OPEX. Иногда одни и те же статьи ИТ-расходов могут относиться как к инвестиционным затратам, так и к операционным расходам. Например, стоимость вновь купленного копировального аппарата можно отнести к инвестиционным затратам (CAPEX), в случае если он приобретается для нового подразделения или нового проекта. А если точно такой же копировальный аппарат приобретается взамен вышедшего из строя или устаревшего оборудования, то расходы на его приобретение следует отнести к операционным расходам (OPEX). Также к операционным расходам обычно относятся расходы на приобретение запчастей, картриджей с тонером, оплату лицензий, стоимость ремонта оборудования. Необходимые условия, объем и уровень сервиса этих расходов может входить в ИТ-услугу «Копирование бумажных документов формата А4», присутствующую в каталоге ИТ-услуг.

Для лучшего понимания, как правильно относить ИТ-расходы, могут использоваться две разные методики. По одной из них к CAPEX относят только те расходы на ИТ, которые непосредственно задействованы в процессах коммуникаций с клиентами и процессах созданий новых продуктов или ценностей для клиентов.

По другой методике все сотрудники компании являются «внутренними» клиентами. И любые услуги, которые сотрудники оказывают другим подразделениям – организация нового рабочего места, разработка нового отчета или ПО, организация доступа сотрудников в интернет и т.д., специальным образом учитываются. В компаниях, использующих такую методику, финансовый учет ведется на уровне подразделений – у каждого подразделения есть свой внутренний баланс, на котором учитываются все расходы, понесенные заполученные услуги от «внутренних» поставщиков, и все доходы, полученные от «внутренних» и «внешних» клиентов. Это значительно упрощает оценку эффективности того или иного подразделения – достаточно того, чтобы внутренний баланс ИТ-подразделения был положительным (подразделение больше зарабатывает, чем несет расходы, в т.ч. на заработную плату сотрудникам). Использование такой модели финансового учета позволяет существенно повысить эффективность компании и упростить формирование ИТ-бюджета.

Основной задачей при формировании эффективного ИТ-бюджета компании являются:

• Постоянное уменьшение операционных расходов (OPEX) применительно к каждой конкретной ИТ-услуге.
• Внедрение новых наиболее эффективных инвестиционных ИТ-инструментов и ИТ-оборудования (CAPEX) с получением максимальной прибыли.

Конечным результатом успешного выполнения такой задачи будет ясный, понятный и эффективный ИТ-бюджет, который, несомненно, станет конкурентным преимуществом компании, ведь он позволит наиболее оптимально и эффективно расходовать средства на ИТ.

В начало⇑

20.05.2016 - 17:39 | geometro

Спасибо за статью. Наш СИО аж загорелся :) До зимы новый бюджет решил сверстать!

Комментарии могут отставлять только зарегистрированные пользователи