декабрь    2023

Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс
				1	2	3
4	5	6	7	8	9	10
11	12	13	14	15	16	17
18	19	20	21	22	23	24
25	26	27	28	29	30	31

показать все 

27.11.2023

В Москве наградили победителей Международного хакатона по искусственному интеллекту 

Читать далее 

27.11.2023

Названы лучшие сайты и приложения по версии Рейтинга Рунета-2023

Читать далее 

24.11.2023

Питчинг-сессия цифровых стартапов пройдет на форуме «ЦИФРОВАЯ ТРАНСПОРТАЦИЯ»

Читать далее 

24.11.2023

В Москве стартовал Международный хакатон по искусственному интеллекту 

Читать далее 

показать все 

21.11.2023

Как вы оцениваете развитие инфраструктурного ПО в России?

Читать далее 

22.09.2023

Эпоха российской ориентации на Запад в сфере программного обеспечения завершилась

Читать далее 

22.09.2023

Сладкая жизнь

Читать далее 

22.09.2023

12 бизнес-концепций, которыми должны овладеть ИТ-руководители

Читать далее 

22.09.2023

Проще, чем кажется. Эталонная модель документооборота или краткое руководство по цифровой трансформации

Читать далее 

22.09.2023

Какие hard skills вам нужны?

Читать далее 

22.09.2023

Какие hard skills вам нужны?

Читать далее 

25.07.2023

Как изменится ИТ-мир через 35 лет?

Читать далее 

25.07.2023

Тотальный контроль или разумная опека?

Читать далее 

03.07.2023

Property technologies: тренды и инновации

Читать далее 

показать все 

Главная / Архив номеров / 2014 / Выпуск №4 (37) / Мобильное приложение iEOS: «быстрый старт». Зачем нужны мобильные приложения?

Рубрика: Тема номера /  Мобильные технологии и BYOD

 Артем Андреев, главный специалист по маркетингу мобильных приложений компании «ЭОС»

Мобильное приложение iEOS: «быстрый старт»
Зачем нужны мобильные приложения?

Современные руководители, менеджеры, маркетологи, специалисты по консалтингу, да и вообще все те, кто имеет отношение к бизнес-процессам, должны иметь возможность участвовать в жизни компании независимо от того, находятся они в офисе или нет

Именно поэтому на рынке очень востребованы приложения, которые позволяют с мобильных устройств получить доступ к офисным документам и материалам и включиться в процессы принятия решений по ним: согласовывать проекты договоров, давать подчиненным поручения, отчитываться о выполненных заданиях и многое другое.

Мы расскажем о приложении iEOS компании «Электронные Офисные Системы». Этот продукт относится к линейке мобильных решений для удаленной работы с корпоративной информацией и совместим со всеми СЭД/ECM-системами, которые ЭОС предлагает заказчикам.

iEOS: основные возможности

Итак, каковы особенности и функции этого решения? Расскажем об основных.

1. Приложение iEOS специально разработано для iPad. Интерфейс приложения очень прост и привычен для тех, кто имеет опыт использования устройств компании Apple. Пользователь в iEOS в отличие от обычных систем электронного документооборота (СЭД) работает уже не с регистрационной карточкой, а с самим документом, не отвлекаясь на реквизиты, которые интересны делопроизводителям, но ни к чему руководителям и менеджерам.
2. Приложение поддерживает все типовые операции с документами, входящие в перечень функций «обычных» СЭД:
   • поиск необходимых документов и возможность группировки их по пользовательским папкам;
   • просмотр документов;
   • выдача поручений (резолюций) по документам;
   • создание инициативных поручений, с документами не связанных;
   • просмотр и анализ отчетов по выданным ранее поручениям;
   • создание отчетов о выполнении поручений (заданий);
   • работа с проектами документов и создание замечаний к ним (текстовых, графических, звуковых), согласование (визирование);
   • подписание (утверждение) документов.
3. Приложение работает в двух режимах – online и offline. Это значит, что можно совершать операции с документами как при наличии доступа в Интернет, так и без него – например, в самолете. Как только приложение получит возможность подключиться к сети, все решения по документам будут автоматически переданы в систему электронного документооборота. Будет произведена синхронизация с СЭД/ECM-системой основных операций (утверждение резолюций, согласование и подписание документа). Пользователю ничего для этого делать не нужно – приложение само совершит все необходимые действия.
4. Приложение обеспечивает сохранность передаваемой и принимаемой информации: iEOS обменивается данными с сервером корпоративной ECM-системы через защищенное соединение по протоколу HTTPS.
5. В iEOS используются средства криптографической защиты информации компании «Алладин Р.Д.»: smart-карта, на которой хранятся криптографический ключ и сертификат, и внешний картридер для Apple iPad, iPhone. В смарт-карты вшита собственная операционная система, которая сертифицирована ФСБ. Данные средства защиты информации работают со всеми версиями операционной системы iOS и не требуют замены после ее обновления.

ЭОС интегрировала данное аппаратное решение компании «Алладин Р.Д.» в новую версию приложения – iEOS 2. В итоге мы получили мобильное автоматизированное рабочее место (АРМ) для работы в СЭД, которое позволяет формировать и использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭП) и обеспечивает безопасное хранение ключей и цифровых сертификатов.

Важно то, что ключ и сертификат хранятся на карте, – это дополнительная защита от их утраты в случае потери мобильного устройства. Кроме того, смарт-карта может использоваться не только в мобильном режиме, но и на стационарном ПК или ноутбуке.

Начинаем работу в iEOS

Рассмотрим основные действия, которые доступны пользователю в iEOS.

Итак, запускаем приложение, затем выбираем процесс работы с документом, который будет запущен. Доступные действия сгруппированы в три основных процесса: рассмотрение документа, согласование (визирование) и подписание.

Кроме этого, пользователи iEOS могут осуществлять поиск документов, просматривать отчеты и создавать инициативные (не связанные с документами) поручения.

Рассмотрение документа

Процесс рассмотрения документов включает ознакомление с его содержанием, принятие решения о дальнейших действиях с документом и выдачу поручений подчиненным. При выборе процесса «Рассмотрение документа» открывается область со списком папок, в которые автоматически раскладываются поступившие документы. Выбираем из папок нужную – «На рассмотрение». Открывается список документов (они сортируются по дате поступления, при этом нерассмотренные документы выделены красной меткой). Выбираем документ и знакомимся с ним. Если необходимо, можно просмотреть реквизиты документа – номер, дату, предыдущие резолюции, ответом на какой документ является и т.д.

При чтении документа можно добавлять комментарии (аннотации):

• напечатать текстовую заметку;
• создать рисунок, графическую отметку или выделить важное место маркером;
• записать звуковое сообщение.

В тексте документа появится отметка о наличии аннотации. Так можно обращать внимание подчиненных на моменты, которые требуют детальной проработки, фиксировать возникающие при чтении текста мысли и даже рисовать простые схемы. Текстовые, звуковые и графические аннотации обозначаются разными знаками (см. рис. 1).

Рисунок 1. При работе с поступившими документами пользователь может вводить аннотации в файлы документов печатным, графическим или аудиоспособами

Если пользователь iEOS является руководителем, он обладает правом выносить резолюции к документам. Это тоже относится к процессу рассмотрения документа: должностное лицо определяет ответственного исполнителя, содержание его действий и срок исполнения (если необходимо).

Руководители могут работать в iEOS в режимах «C помощником» и «Без помощника». В режиме «С помощником» руководитель освобождается от технических операций: подготовку проектов поручений, рассылку утвержденных резолюций осуществляет помощник, который работает в СЭД организации. В режиме «Без помощника» руководитель самостоятельно формирует резолюции к документам. В этом случае последовательность действий следующая:

• вводится текст резолюции (в системе уже есть набор стандартных текстов, из которых можно выбрать подходящий);
• определяются исполнители;
• указывается срок исполнения;
• назначается контролер резолюции (автор поручения или иное лицо).

Здесь же можно выбрать категорию резолюции («Важно», «Срочно» и т.д.), а также подписаться на отчет по данному поручению. В этом случае автору поручения будут доступны отчеты по его исполнению. Затем подготовленная резолюция отправляется в систему (см. рис. 2).

Рисунок 2. Экран редактирования резолюции

Если резолюции предварительно готовит помощник, то руководитель просто открывает подготовленный проект, при необходимости его редактирует и отправляет в СЭД. Руководитель также может полностью удалить проект резолюции, подготовленный помощником, и создать свой вариант поручения.

Согласование (визирование) документов

Выбирая процесс «Согласование», пользователь получает доступ к документам, которые требуют его визы (папка «На согласование»). Открыв присланный на согласование проект, пользователь может просмотреть информацию об авторе документа, предыдущих визах, замечаниях и комментариях визировавших. Если у визирующего также имеются замечания по тексту документа, их можно внести в текст в виде аннотаций (см. данную процедуру в описании процесса «Рассмотрение документа»).

Затем визирующий выбирает тип визы из списка:

• «Согласен»;
• «Не согласен»;
• «Согласен с замечаниями»;
• «Вопрос вне моей компетенции».

Здесь же можно в специальном поле прокомментировать свой выбор. После этого утвержденная виза отправляется в систему.

Подписание документа

Процесс подписания документа (папка «На подпись») начинается с просмотра текста проекта, замечаний к нему, списка визирующих. Затем должностное лицо, обладающее правом подписи, может внести свои комментарии по проекту. И заключительный этап – выбор типа подписи («Утверждаю», «Не утверждаю»), подписание и отправка решения по документу в систему (см. рис. 3).

Рисунок 3. Экран редактирования подписи

Если руководитель не утвердил подготовленный проект документа, он может добавить комментарий о причинах своего отказа.

Приложение iEOS поддерживает работу с различными типами электронной подписи, в том числе с усиленной квалифицированной ЭП. Электронная подпись применяется при рассмотрении, согласовании, подписании и работе с инициативными поручениями.

В настройках приложения можно определить, в каких процессах использовать различные типы ЭП. Например, усиленная квалифицированная ЭП может не использоваться при внутреннем согласовании, но необходима при подписании.

Пример прохождения документа

Рассмотрим прохождение документа в отделе закупок коммерческой компании. В нашем примере организация использует ЕСМ-систему EOS for SharePoint и мобильное приложение iEOS 2.

• 1-й этап. В компанию поступило коммерческое предложение о поставке компьютерного оборудования. Данный документ (письмо контрагента с приложенным прайсом) регистрируется в СЭД в качестве входящего и пересылается для рассмотрения заместителю генерального директора.
• 2-й этап. Предложение заинтересовало руководителя, и он дал поручение начальнику отдела закупок подготовить проект договора.
• 3-й этап. Подготовленный проект прошел правовую экспертизу в юридическом отделе и согласование с его начальником, затем параллельно согласования с начальником финансового отдела и коммерческим директором.
• 4-й этап. Согласованный проект был отправлен заместителю генерального директора, который утвердил его и одобрил для направления контрагенту.

На каждом этапе документ может быть возвращен автору проекта на доработку, в этом случае будет проведено повторное согласование измененного проекта. В данном примере обычный ПК с офисными приложениями необходим только автору проекта договора. Все остальные пользователи могут осуществлять согласование и утверждение документа и со стационарных ПК, и с мобильных устройств с помощью приложения iEOS 2.

В начало⇑

Комментарии отсутствуют

Комментарии могут отставлять только зарегистрированные пользователи