Сервис печати. Сокращение расходов, повышение безопасности, улучшение качества::БИТ 09.2012
 
                 
Поиск по сайту
 bit.samag.ru     Web
Рассылка Subscribe.ru
подписаться письмом
Вход в систему
 Запомнить меня
Регистрация
Забыли пароль?

Календарь мероприятий
октябрь    2020
Пн
Вт
Ср
Чт
Пт
Сб
Вс
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31

показать все 

Новости партнеров

29.10.2020

«Актив» представляет решения для мобильной электронной подписи: смарт-карты Рутокен ЭЦП 3.0 NFC

Читать далее 

29.10.2020

VII конференция OS DAY.Online «Встроенные операционные системы»

Читать далее 

29.10.2020

НОРБИТ внедрил цифровую экосистему Центра опережающей профессиональной подготовки Забайкальского края

Читать далее 

28.10.2020

ПРЕМИЯ РУНЕТА 2020: новая концепция Народного голосования и старт подачи заявок

Читать далее 

показать все 

Статьи

11.10.2020

Soft skills или hard skills?

Читать далее 

10.09.2020

Как и чему учить будущих звезд ИТ?

Читать далее 

12.08.2020

Господдержка ИТ-отрасли

Читать далее 

11.08.2020

Интернет-маркетинг: второе дыхание

Читать далее 

15.05.2020

Жить под водой, мечтая о солнце

Читать далее 

13.02.2020

Чат-бот CallShark не требует зарплаты, а работает круглосуточно

Читать далее 

24.12.2019

До встречи в «Пьяном Сомелье»!

Читать далее 

21.12.2019

Искусство как награда Как изготавливали статуэтки для премии IT Stars им. Георгия Генса в сфере инноваций

Читать далее 

04.12.2019

ЛАНИТ учредил премию IT Stars памяти основателя компании Георгия Генса

Читать далее 

04.06.2019

Маркетолог: привлекать, продавать, продвигать?

Читать далее 

показать все 

Сервис печати. Сокращение расходов, повышение безопасности, улучшение качества

Главная / Архив номеров / 2012 / Выпуск №4 (22) / Сервис печати. Сокращение расходов, повышение безопасности, улучшение качества

Рубрика: ИТ-инфраструктура


Александр Кириченкоруководитель ИТ крупной цветочной компании

Сервис печати
Сокращение расходов, повышение безопасности, улучшение качества

Сервис печати играет важную роль в рабочем процессе бизнеса. Рассмотрим, как его качественно улучшить, усилить безопасность и снизить расходы

Взгляд со стороны

Позвольте сказать несколько слов о компании для понимания объемов и масштабов. Предприятие занимается оптовой торговлей, парк компьютеров – более четырехсот. При наличии торговой зоны Cash&Carry требуются повышенная клиентоориентированность и высокий уровень обслуживания.

Сервис печати – один из важнейших при работе с клиентами, особенно если поток их велик. Но даже если не делать уклон исключительно на клиентов, то и немалая часть офисных работников нуждается в качественной и быстрой печати.

Анализ ситуации. Принятие решений

Список проблем, с которыми мы столкнулись, анализируя систему печати:

  • чрезмерное количество принтеров (практически рядом с каждым рабочим местом);
  • растущее число покупаемых картриджей;
  • большое количество ремонтов (отчасти связано со старыми аппаратами, отчасти – с нагрузкой и условиями, в которых аппараты находились).

С точки зрения ИТ, сервис печати становится все более и более требовательным, сотрудники все чаще отвлекаются на обращения по принтерам.

Ко всем этим проблемам добавился инцидент, при котором один из сотрудников компании случайно взял с принтера конфиденциальный документ, напечатанный коллегой. Благо инцидент был урегулирован.

Таким образом, был поднят ряд вопросов:

  • как упростить?
  • как удешевить?
  • как обезопасить?

Три задачи – два решения

Ответ нашелся не сразу. Изначально было принято решение о переходе сервиса печати на аутсорсинг. Был произведен тендер и выбрана компания-партнер. В качестве варианта аренды выбрали «покопийный» (оплата за каждую копию) договор, то есть компания-партнер осуществляет поддержку аппаратов, доставку картриджей/тонеров и замену неисправных элементов за свой счет. Таким образом, две цели были достигнуты – сервис печати стал проще и дешевле.

Парк принтеров в эксплуатации похудел на 20 единиц, что, согласитесь, немало. Достигнуто это было следующим образом – у офисных сотрудников убрали принтеры, установленные на рабочих местах, были подготовлены специальные зоны для печати (print-room), где установили четыре многофункциональных устройства.

Ну, вот и все, подумали мы, сервис печати настроен, улучшен, можно расслабиться и заняться настройкой отказоустойчивости серверной части.

Отдыхали мы, к сожалению, недолго, в ИТ-службу стали поступать жалобы от сотрудников на то, что путаются документы, большое количество оттисков лежит в лотках, а уж если начинала что-то печатать финансовая служба или бухгалтерия, то про печать своего документа можно было забыть.

Мы вспомнили о вопросе безопасной печати и начали думать о таком факторе, как удобство. В результате поисков были выбраны два пути решения – печать по кодам доступа и печать по картам доступа.

Естественно, сначала решили попробовать бесплатный с финансовой точки зрения вариант – печать по кодам. И тут мы наткнулись на множество нюансов.

Первое, с чем столкнулись, было ограничение драйверов. Используемое в Ricoh программное обеспечение позволяло только локально прописывать в свойствах драйвера индивидуальный код. С точки зрения администрирования это превратилось в кошмар. Инженерам поддержки приходилось каждому пользователю прописывать его код. Помучились, но коды были сделаны.

Вроде стало хорошо: сотрудник отправлял на печать документы, накапливал свой пул документов, затем подходил к принтеру и забирал свои отпечатки после ввода кода, но всплыли технические трудности – печать по кодам не работала при печати из терминальных сессий.

Долго думали, как быть, оказалось, что для решения проблемы печати по коду из «терминалок» необходимо на каждом сервере в профиле пользователя прописывать его код, что делало данную задачу просто невыполнимой: десять терминальных серверов, огромное количество пользователей.

Поэтому было принято решение провести дополнительные инвестиции и переделать систему печать на печать по картам доступа.

Печать по-чешски, без хмеля, но с огоньком

Проанализировав рынок и выявив основных игроков, мы стали выбирать между решениями таких производителей, как Ringdale, YSoft и MyQ.

Хочу остановиться и рассказать, почему было выбрано именно MyQ.

Все решения схожи по своему функционалу и дают приблизительно одни и те же результаты, но, например, FollowMe американской Ringdale «заточено» для аппаратов Hewlett-Packard, а по стоимости получалось почти в два раза дороже и сложнее во внедрении. Мы используем разносортное печатное оборудование, есть HP, Ricoh и Kyocera, поэтому оно нам не подходило.

К системе MyQ было принято решение подключить только аппараты Ricoh и Kyocera, которые были взяты в аренду. Разработка SafeQ компании YSoft имеет меньший функционал и меньшее количество предоставляемых отчетов, да и заточено оно в основном под Xerox. С учетом того, что сумма получалась примерно такая же, как у MyQ, выбор был очевиден.

Модель была представлена следующая – сервер печати, программный и аппаратный комплекс MyQ. Подготовили сервер, установили программное обеспечение MyQ, принтер. Получился единый принтер с небольшим количеством настроек.

Далее все настройки производятся уже в консоли управления MyQ, учетные записи пользователей легко импортируются через CSV-файл, настраивается LDAP-авторизация. Что касается аппаратного обеспечения, то на каждый принтер были установлены специальный считыватель MyQ и терминал, который является связующим звеном между сервером печати и физическим устройством печати.

Какую мы в итоге получили картину? Один сервер, один принтер, который с помощью групповых политик подключается пользователю.

Процесс печати пользователем происходит следующим образом – сотрудник отправляет документ на печать (или несколько документов с определенным временным интервалом), подходит к любому из принтеров, который подключен к системе MyQ, прикладывает карту доступа к считывателю и при нем начинается печать. Возможность забрать оттиск на любом из принтеров реализуема благодаря модулю FolloweMe («Следуй за мной»).

Консоль управления MyQ имеет веб-интерфейс, и этим все сказано.

Хотел бы рассказать об основных моментах консоли. Основное меню вы видите на рис. 1. Раздел «Принтеры» показывает состояние принтеров и считывателей в режиме онлайн. Пункт меню «Пользователи» содержит информацию о пользователе и его значение по лимиту печати.

Рисунок 1. Главное меню MyQ

Рисунок 1. Главное меню MyQ

Перейдя в «Задания на печать», администраторы могут управлять текущей очередью (очень полезная функция, например, если бухгалтер отправила на печать документ в 1000 страниц, администратор может удалить этот документ в два клика). Меню настроек не нагромождено, все просто и логично (см. рис. 2).

Рисунок 2. Меню настроек MyQ

Рисунок 2. Меню настроек MyQ

Отдельное внимание хотел бы уделить разделу «Отчеты», в нем реализовано огромное количество разнообразных отчетов, которые могут собирать информацию по принтерам, количеству печати в разрезе департаментов или сотрудников. Например, отчет-диаграмма, показывающий топ-5 департаментов – лидеров по количеству оттисков (см. рис. 3).

Рисунок 3. Пример отчета, круговая диаграмма

Рисунок 3. Пример отчета, круговая диаграмма

Так, имеется система прайс-листов. При указании стоимости одного оттиска администраторы могут следить за количеством печати уже в денежном эквиваленте, и система позволяет, например, ограничить кредитными рамками департамент или отдельного сотрудника.

Итоги, выводы, награды

Хочу особо подчеркнуть, что данная статья не рекламирует именно программно-аппаратный комплекс MyQ, аналогичные решения дадут точно такие же результаты. Цель статьи – показать, каким образом можно оптимизировать печать и добиться следующих показателей: дешевизна, удобство, безопасность, да и просто получить красивое решение.

Несколько советов для тех, кто захочет оптимизировать сервис печати. Делайте итерационно, помните, что клиенты услуги печати – рядовые сотрудники, а не опытные админы. Желаю успехов!

В начало⇑

 

Комментарии отсутствуют

Комментарии могут отставлять только зарегистрированные пользователи

Выпуск №08 (101) 2020г.
Выпуск №08 (101) 2020г. Выпуск №07 (100) 2020г. Выпуск №06 (99) 2020г. Выпуск №05 (98) 2020г. Выпуск №04 (97) 2020г. Выпуск №03 (96) 2020г. Выпуск №02 (95) 2020г. Выпуск №01 (94) 2020г.
Вакансии на сайте Jooble

           

Tel.: (499) 277-12-41  Fax: (499) 277-12-45  E-mail: sa@samag.ru

 

Copyright © Системный администратор

  Яндекс.Метрика