Сервис печати. Сокращение расходов, повышение безопасности, улучшение качества::БИТ 09.2012
 
                 
Поиск по сайту
 bit.samag.ru     Web
Рассылка Subscribe.ru
подписаться письмом
Вход в систему
 Запомнить меня
Регистрация
Забыли пароль?

Календарь мероприятий
май    2019
Пн
Вт
Ср
Чт
Пт
Сб
Вс
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
25
26

показать все 

Новости партнеров

21.05.2019

В Иннополисе начинается конференция «Цифровая индустрия промышленной России»

Читать далее 

17.05.2019

Восьмой Ежегодный Форум "Future of Telecom: Business Models & Strategies. ТОЧКИ РОСТА"

Читать далее 

17.05.2019

Internet of Things international Forum в Санкт-Петербурге!

Читать далее 

17.05.2019

Около 200 стартапов представят свои проекты на Startup Village в «Сколково»

Читать далее 

показать все 

Статьи

23.04.2019

Компании перед лицом меняющегося мира

Читать далее 

23.04.2019

Как защитить интеллектуальную собственность?

Читать далее 

23.04.2019

Зачем компьютеру этика?

Читать далее 

23.04.2019

Клиенты в интернете. Опрос

Читать далее 

23.04.2019

Кто будет править миром? Опрос

Читать далее 

22.03.2019

5 вопросов о «цифре»

Читать далее 

21.03.2019

Все под контролем

Читать далее 

12.03.2019

Тренды по UC

Читать далее 

21.04.2017

Язык цифр или внутренний голос?

Читать далее 

16.04.2017

Планы – ничто, планирование – все. Только 22% компаний довольны своими инструментами для бизнес-планирования

Читать далее 

показать все 

Сервис печати. Сокращение расходов, повышение безопасности, улучшение качества

Главная / Архив номеров / 2012 / Выпуск №4 (22) / Сервис печати. Сокращение расходов, повышение безопасности, улучшение качества

Рубрика: ИТ-инфраструктура


Александр Кириченкоруководитель ИТ крупной цветочной компании

Сервис печати
Сокращение расходов, повышение безопасности, улучшение качества

Сервис печати играет важную роль в рабочем процессе бизнеса. Рассмотрим, как его качественно улучшить, усилить безопасность и снизить расходы

Взгляд со стороны

Позвольте сказать несколько слов о компании для понимания объемов и масштабов. Предприятие занимается оптовой торговлей, парк компьютеров – более четырехсот. При наличии торговой зоны Cash&Carry требуются повышенная клиентоориентированность и высокий уровень обслуживания.

Сервис печати – один из важнейших при работе с клиентами, особенно если поток их велик. Но даже если не делать уклон исключительно на клиентов, то и немалая часть офисных работников нуждается в качественной и быстрой печати.

Анализ ситуации. Принятие решений

Список проблем, с которыми мы столкнулись, анализируя систему печати:

  • чрезмерное количество принтеров (практически рядом с каждым рабочим местом);
  • растущее число покупаемых картриджей;
  • большое количество ремонтов (отчасти связано со старыми аппаратами, отчасти – с нагрузкой и условиями, в которых аппараты находились).

С точки зрения ИТ, сервис печати становится все более и более требовательным, сотрудники все чаще отвлекаются на обращения по принтерам.

Ко всем этим проблемам добавился инцидент, при котором один из сотрудников компании случайно взял с принтера конфиденциальный документ, напечатанный коллегой. Благо инцидент был урегулирован.

Таким образом, был поднят ряд вопросов:

  • как упростить?
  • как удешевить?
  • как обезопасить?

Три задачи – два решения

Ответ нашелся не сразу. Изначально было принято решение о переходе сервиса печати на аутсорсинг. Был произведен тендер и выбрана компания-партнер. В качестве варианта аренды выбрали «покопийный» (оплата за каждую копию) договор, то есть компания-партнер осуществляет поддержку аппаратов, доставку картриджей/тонеров и замену неисправных элементов за свой счет. Таким образом, две цели были достигнуты – сервис печати стал проще и дешевле.

Парк принтеров в эксплуатации похудел на 20 единиц, что, согласитесь, немало. Достигнуто это было следующим образом – у офисных сотрудников убрали принтеры, установленные на рабочих местах, были подготовлены специальные зоны для печати (print-room), где установили четыре многофункциональных устройства.

Ну, вот и все, подумали мы, сервис печати настроен, улучшен, можно расслабиться и заняться настройкой отказоустойчивости серверной части.

Отдыхали мы, к сожалению, недолго, в ИТ-службу стали поступать жалобы от сотрудников на то, что путаются документы, большое количество оттисков лежит в лотках, а уж если начинала что-то печатать финансовая служба или бухгалтерия, то про печать своего документа можно было забыть.

Мы вспомнили о вопросе безопасной печати и начали думать о таком факторе, как удобство. В результате поисков были выбраны два пути решения – печать по кодам доступа и печать по картам доступа.

Естественно, сначала решили попробовать бесплатный с финансовой точки зрения вариант – печать по кодам. И тут мы наткнулись на множество нюансов.

Первое, с чем столкнулись, было ограничение драйверов. Используемое в Ricoh программное обеспечение позволяло только локально прописывать в свойствах драйвера индивидуальный код. С точки зрения администрирования это превратилось в кошмар. Инженерам поддержки приходилось каждому пользователю прописывать его код. Помучились, но коды были сделаны.

Вроде стало хорошо: сотрудник отправлял на печать документы, накапливал свой пул документов, затем подходил к принтеру и забирал свои отпечатки после ввода кода, но всплыли технические трудности – печать по кодам не работала при печати из терминальных сессий.

Долго думали, как быть, оказалось, что для решения проблемы печати по коду из «терминалок» необходимо на каждом сервере в профиле пользователя прописывать его код, что делало данную задачу просто невыполнимой: десять терминальных серверов, огромное количество пользователей.

Поэтому было принято решение провести дополнительные инвестиции и переделать систему печать на печать по картам доступа.

Печать по-чешски, без хмеля, но с огоньком

Проанализировав рынок и выявив основных игроков, мы стали выбирать между решениями таких производителей, как Ringdale, YSoft и MyQ.

Хочу остановиться и рассказать, почему было выбрано именно MyQ.

Все решения схожи по своему функционалу и дают приблизительно одни и те же результаты, но, например, FollowMe американской Ringdale «заточено» для аппаратов Hewlett-Packard, а по стоимости получалось почти в два раза дороже и сложнее во внедрении. Мы используем разносортное печатное оборудование, есть HP, Ricoh и Kyocera, поэтому оно нам не подходило.

К системе MyQ было принято решение подключить только аппараты Ricoh и Kyocera, которые были взяты в аренду. Разработка SafeQ компании YSoft имеет меньший функционал и меньшее количество предоставляемых отчетов, да и заточено оно в основном под Xerox. С учетом того, что сумма получалась примерно такая же, как у MyQ, выбор был очевиден.

Модель была представлена следующая – сервер печати, программный и аппаратный комплекс MyQ. Подготовили сервер, установили программное обеспечение MyQ, принтер. Получился единый принтер с небольшим количеством настроек.

Далее все настройки производятся уже в консоли управления MyQ, учетные записи пользователей легко импортируются через CSV-файл, настраивается LDAP-авторизация. Что касается аппаратного обеспечения, то на каждый принтер были установлены специальный считыватель MyQ и терминал, который является связующим звеном между сервером печати и физическим устройством печати.

Какую мы в итоге получили картину? Один сервер, один принтер, который с помощью групповых политик подключается пользователю.

Процесс печати пользователем происходит следующим образом – сотрудник отправляет документ на печать (или несколько документов с определенным временным интервалом), подходит к любому из принтеров, который подключен к системе MyQ, прикладывает карту доступа к считывателю и при нем начинается печать. Возможность забрать оттиск на любом из принтеров реализуема благодаря модулю FolloweMe («Следуй за мной»).

Консоль управления MyQ имеет веб-интерфейс, и этим все сказано.

Хотел бы рассказать об основных моментах консоли. Основное меню вы видите на рис. 1. Раздел «Принтеры» показывает состояние принтеров и считывателей в режиме онлайн. Пункт меню «Пользователи» содержит информацию о пользователе и его значение по лимиту печати.

Рисунок 1. Главное меню MyQ

Рисунок 1. Главное меню MyQ

Перейдя в «Задания на печать», администраторы могут управлять текущей очередью (очень полезная функция, например, если бухгалтер отправила на печать документ в 1000 страниц, администратор может удалить этот документ в два клика). Меню настроек не нагромождено, все просто и логично (см. рис. 2).

Рисунок 2. Меню настроек MyQ

Рисунок 2. Меню настроек MyQ

Отдельное внимание хотел бы уделить разделу «Отчеты», в нем реализовано огромное количество разнообразных отчетов, которые могут собирать информацию по принтерам, количеству печати в разрезе департаментов или сотрудников. Например, отчет-диаграмма, показывающий топ-5 департаментов – лидеров по количеству оттисков (см. рис. 3).

Рисунок 3. Пример отчета, круговая диаграмма

Рисунок 3. Пример отчета, круговая диаграмма

Так, имеется система прайс-листов. При указании стоимости одного оттиска администраторы могут следить за количеством печати уже в денежном эквиваленте, и система позволяет, например, ограничить кредитными рамками департамент или отдельного сотрудника.

Итоги, выводы, награды

Хочу особо подчеркнуть, что данная статья не рекламирует именно программно-аппаратный комплекс MyQ, аналогичные решения дадут точно такие же результаты. Цель статьи – показать, каким образом можно оптимизировать печать и добиться следующих показателей: дешевизна, удобство, безопасность, да и просто получить красивое решение.

Несколько советов для тех, кто захочет оптимизировать сервис печати. Делайте итерационно, помните, что клиенты услуги печати – рядовые сотрудники, а не опытные админы. Желаю успехов!

В начало⇑

 

Комментарии отсутствуют

Комментарии могут отставлять только зарегистрированные пользователи

Выпуск №03 (86) 2019г.
Выпуск №03 (86) 2019г. Выпуск №02 (85) 2019г. Выпуск №01 (84) 2019г.
Вакансии на сайте Jooble

           

Tel.: (499) 277-12-41  Fax: (499) 277-12-45  E-mail: sa@samag.ru

 

Copyright © Системный администратор

  Яндекс.Метрика