|
Сервис печати. Сокращение расходов, повышение безопасности, улучшение качества
Главная /
Архив номеров / 2012 / Выпуск №4 (22) / Сервис печати. Сокращение расходов, повышение безопасности, улучшение качества
Рубрика:
ИТ-инфраструктура
Facebook
Мой мир
Вконтакте
Одноклассники
Google+
Александр Кириченко, руководитель ИТ крупной цветочной компании
Сервис печати
Сокращение расходов, повышение безопасности, улучшение качества
Сервис печати играет важную роль в рабочем процессе бизнеса. Рассмотрим, как его качественно улучшить, усилить безопасность и снизить расходы
Взгляд со стороны
Позвольте сказать несколько слов о компании для понимания объемов и масштабов. Предприятие занимается оптовой торговлей, парк компьютеров – более четырехсот. При наличии торговой зоны Cash&Carry требуются повышенная клиентоориентированность и высокий уровень обслуживания.
Сервис печати – один из важнейших при работе с клиентами, особенно если поток их велик. Но даже если не делать уклон исключительно на клиентов, то и немалая часть офисных работников нуждается в качественной и быстрой печати.
Анализ ситуации. Принятие решений
Список проблем, с которыми мы столкнулись, анализируя систему печати:
- чрезмерное количество принтеров (практически рядом с каждым рабочим местом);
- растущее число покупаемых картриджей;
- большое количество ремонтов (отчасти связано со старыми аппаратами, отчасти – с нагрузкой и условиями, в которых аппараты находились).
С точки зрения ИТ, сервис печати становится все более и более требовательным, сотрудники все чаще отвлекаются на обращения по принтерам.
Ко всем этим проблемам добавился инцидент, при котором один из сотрудников компании случайно взял с принтера конфиденциальный документ, напечатанный коллегой. Благо инцидент был урегулирован.
Таким образом, был поднят ряд вопросов:
- как упростить?
- как удешевить?
- как обезопасить?
Три задачи – два решения
Ответ нашелся не сразу. Изначально было принято решение о переходе сервиса печати на аутсорсинг. Был произведен тендер и выбрана компания-партнер. В качестве варианта аренды выбрали «покопийный» (оплата за каждую копию) договор, то есть компания-партнер осуществляет поддержку аппаратов, доставку картриджей/тонеров и замену неисправных элементов за свой счет. Таким образом, две цели были достигнуты – сервис печати стал проще и дешевле.
Парк принтеров в эксплуатации похудел на 20 единиц, что, согласитесь, немало. Достигнуто это было следующим образом – у офисных сотрудников убрали принтеры, установленные на рабочих местах, были подготовлены специальные зоны для печати (print-room), где установили четыре многофункциональных устройства.
Ну, вот и все, подумали мы, сервис печати настроен, улучшен, можно расслабиться и заняться настройкой отказоустойчивости серверной части.
Отдыхали мы, к сожалению, недолго, в ИТ-службу стали поступать жалобы от сотрудников на то, что путаются документы, большое количество оттисков лежит в лотках, а уж если начинала что-то печатать финансовая служба или бухгалтерия, то про печать своего документа можно было забыть.
Мы вспомнили о вопросе безопасной печати и начали думать о таком факторе, как удобство. В результате поисков были выбраны два пути решения – печать по кодам доступа и печать по картам доступа.
Естественно, сначала решили попробовать бесплатный с финансовой точки зрения вариант – печать по кодам. И тут мы наткнулись на множество нюансов.
Первое, с чем столкнулись, было ограничение драйверов. Используемое в Ricoh программное обеспечение позволяло только локально прописывать в свойствах драйвера индивидуальный код. С точки зрения администрирования это превратилось в кошмар. Инженерам поддержки приходилось каждому пользователю прописывать его код. Помучились, но коды были сделаны.
Вроде стало хорошо: сотрудник отправлял на печать документы, накапливал свой пул документов, затем подходил к принтеру и забирал свои отпечатки после ввода кода, но всплыли технические трудности – печать по кодам не работала при печати из терминальных сессий.
Долго думали, как быть, оказалось, что для решения проблемы печати по коду из «терминалок» необходимо на каждом сервере в профиле пользователя прописывать его код, что делало данную задачу просто невыполнимой: десять терминальных серверов, огромное количество пользователей.
Поэтому было принято решение провести дополнительные инвестиции и переделать систему печать на печать по картам доступа.
Печать по-чешски, без хмеля, но с огоньком
Проанализировав рынок и выявив основных игроков, мы стали выбирать между решениями таких производителей, как Ringdale, YSoft и MyQ.
Хочу остановиться и рассказать, почему было выбрано именно MyQ.
Все решения схожи по своему функционалу и дают приблизительно одни и те же результаты, но, например, FollowMe американской Ringdale «заточено» для аппаратов Hewlett-Packard, а по стоимости получалось почти в два раза дороже и сложнее во внедрении. Мы используем разносортное печатное оборудование, есть HP, Ricoh и Kyocera, поэтому оно нам не подходило.
К системе MyQ было принято решение подключить только аппараты Ricoh и Kyocera, которые были взяты в аренду. Разработка SafeQ компании YSoft имеет меньший функционал и меньшее количество предоставляемых отчетов, да и заточено оно в основном под Xerox. С учетом того, что сумма получалась примерно такая же, как у MyQ, выбор был очевиден.
Модель была представлена следующая – сервер печати, программный и аппаратный комплекс MyQ. Подготовили сервер, установили программное обеспечение MyQ, принтер. Получился единый принтер с небольшим количеством настроек.
Далее все настройки производятся уже в консоли управления MyQ, учетные записи пользователей легко импортируются через CSV-файл, настраивается LDAP-авторизация. Что касается аппаратного обеспечения, то на каждый принтер были установлены специальный считыватель MyQ и терминал, который является связующим звеном между сервером печати и физическим устройством печати.
Какую мы в итоге получили картину? Один сервер, один принтер, который с помощью групповых политик подключается пользователю.
Процесс печати пользователем происходит следующим образом – сотрудник отправляет документ на печать (или несколько документов с определенным временным интервалом), подходит к любому из принтеров, который подключен к системе MyQ, прикладывает карту доступа к считывателю и при нем начинается печать. Возможность забрать оттиск на любом из принтеров реализуема благодаря модулю FolloweMe («Следуй за мной»).
Консоль управления MyQ имеет веб-интерфейс, и этим все сказано.
Хотел бы рассказать об основных моментах консоли. Основное меню вы видите на рис. 1. Раздел «Принтеры» показывает состояние принтеров и считывателей в режиме онлайн. Пункт меню «Пользователи» содержит информацию о пользователе и его значение по лимиту печати.
Рисунок 1. Главное меню MyQ
Перейдя в «Задания на печать», администраторы могут управлять текущей очередью (очень полезная функция, например, если бухгалтер отправила на печать документ в 1000 страниц, администратор может удалить этот документ в два клика). Меню настроек не нагромождено, все просто и логично (см. рис. 2).
Рисунок 2. Меню настроек MyQ
Отдельное внимание хотел бы уделить разделу «Отчеты», в нем реализовано огромное количество разнообразных отчетов, которые могут собирать информацию по принтерам, количеству печати в разрезе департаментов или сотрудников. Например, отчет-диаграмма, показывающий топ-5 департаментов – лидеров по количеству оттисков (см. рис. 3).
Рисунок 3. Пример отчета, круговая диаграмма
Так, имеется система прайс-листов. При указании стоимости одного оттиска администраторы могут следить за количеством печати уже в денежном эквиваленте, и система позволяет, например, ограничить кредитными рамками департамент или отдельного сотрудника.
Итоги, выводы, награды
Хочу особо подчеркнуть, что данная статья не рекламирует именно программно-аппаратный комплекс MyQ, аналогичные решения дадут точно такие же результаты. Цель статьи – показать, каким образом можно оптимизировать печать и добиться следующих показателей: дешевизна, удобство, безопасность, да и просто получить красивое решение.
Несколько советов для тех, кто захочет оптимизировать сервис печати. Делайте итерационно, помните, что клиенты услуги печати – рядовые сотрудники, а не опытные админы. Желаю успехов! В начало⇑
Facebook
Мой мир
Вконтакте
Одноклассники
Google+
Комментарии отсутствуют
Комментарии могут отставлять только зарегистрированные пользователи
|
Сообщество цифровых управленцев «я-ИТ-ы» проводит ЗАКРЫТУЮ встречу в рамках выставки «Связь-2024»! 
Ассоциация разработчиков «Отечественный софт» отметила 15-летие 
РДТЕХ представил Технологическую карту российского ПО 2023 
RAMAX Group получила партнерский статус уровня Gold по продукту Tarantool 
_cover.jpg)
