апрель    2024

Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс
1	2	3	4	5	6	7
8	9	10	11	12	13	14
15	16	17	18	19	20	21
22	23	24	25	26	27	28
29	30

показать все 

22.04.2024

Сообщество цифровых управленцев «я-ИТ-ы» проводит ЗАКРЫТУЮ встречу в рамках выставки «Связь-2024»!

Читать далее 

18.04.2024

Ассоциация разработчиков «Отечественный софт» отметила 15-летие

Читать далее 

17.04.2024

РДТЕХ представил Технологическую карту российского ПО 2023

Читать далее 

16.04.2024

RAMAX Group получила партнерский статус уровня Gold по продукту Tarantool

Читать далее 

показать все 

18.04.2024

5 способов повысить безопасность электронной подписи

Читать далее 

18.04.2024

Как искусственный интеллект изменит экономику

Читать далее 

18.04.2024

Неочевидный САПР: выход ПО за рамки конструкторской деятельности

Читать далее 

18.04.2024

Скоро некому будет делать сайты и заниматься версткой

Читать далее 

18.04.2024

Цифровая трансформация в энергетике: как запустить проект с максимальным финансовым эффектом?

Читать далее 

05.04.2024

Мотивируй, не то проиграешь!

Читать далее 

22.03.2024

В 2024 году в России и мире вырастут объемы применения AR/VR 

Читать далее 

25.02.2024

Цифровые технологии: надежды и риски

Читать далее 

05.02.2024

Будут ли востребованы услуги технической поддержки софта Oracle в России в ближайшие годы?  

Читать далее 

31.01.2024

Здания с признаками интеллекта. Как Сергей Провалихин автоматизирует дома и производства

Читать далее 

показать все 

Главная / Архив номеров / 2012 / Выпуск №3 (16) / Регламенты и реальная жизнь. Опыт автоматизации рабочих процессов на базе Alfresco

Рубрика: Документооборот

 Алексей Васюков, занимается открытым ПО в корпоративном секторе. Участвовал в проектах для многих российских и европейских компаний. Считает, что Оpen Source успешен тогда, когда воспринимается как решение, а не идеология

Регламенты и реальная жизнь
Опыт автоматизации рабочих процессов на базе Alfresco

В прошлой статье [1] обозначена проблема – традиционные системы документооборота хорошо автоматизируют формальные процедуры, но для реальной работы часто становятся обузой. На этот раз попробуем разобраться, что делать, если дана установка внедрять СЭД, но не хочется создавать бюрократическую систему

Регламенты или реальная работа?

Никого не удивит, что есть регламенты «как должно быть», а есть реальная жизнь, в которой все работает немного иначе и разнообразнее, чем описано в сухой и строгой инструкции.

Разумеется, бывают ситуации, когда сотрудник должен строго следовать пунктам регламента – будет странно, если человек, отвечающий за контроль качества на промышленном конвейере, вдруг начнет подходить к работе творчески. Однако в подавляющем большинстве ситуаций, кроме формальных инструкций, есть еще и здравый смысл исполнителя.

С кем посоветоваться для ответа на нестандартный вопрос заказчика? Пора ли уже заключать формализованный договор или пока что ради конечного результата правильно работать «под честное слово»? С кем из многочисленных руководителей и смежных подразделений будет правильно обсудить конкретную ситуацию, а кого в данный момент нет повода беспокоить? Любая работа с людьми подразумевает ежедневное принятие подобных решений – это нормально и вроде бы всем очевидно.

Тем не менее почему-то этот факт очень часто игнорируют при внедрении систем документооборота, совместной работы или управления компанией. Вместо этого пытаются описать и формализовать все бизнес-процессы, завести их в учетную систему и строго им следовать. Заканчивается это достаточно предсказуемо – около 80% реальной работы (или даже больше) остаются «неучтенными» с точки зрения системы просто потому, что для них в ней не находится места.

Посмотрим на один показательный пример связи учетной системы и повседневной жизни организации.

В системе документооборота отражается «регистрация входящего» и «регистрация исходящего», а прошедшие в промежутке между ними несколько недель бурных дебатов теряются в дебрях почтовой переписки и обсуждений на кухне и в курилке. Для описания запутанного и творческого пути принятия конкретного решения не нашлось подходящего бизнес-процесса в системе.

В результате, когда через пару месяцев возникает вопрос, а почему мы ответили именно так, истину уже не восстановить. Если после этого еще захочется понять, почему на повторный запрос мы так и не ответили до сих пор, окажется, что ясности по ситуации с ним ненамного больше.

Можно лишь надеяться, что ответственный сотрудник аккуратно записывал все относящееся к делу и что никто из участников процесса не начнет отказываться от своих слов или говорить, что на самом деле был не в курсе происходящего.

Во многом из-за подобных нестыковок у людей, занимающихся реальной работой, растет неприязнь к учетным системам. Получается, что вместо помощи в работе системы оказываются еще одним навязанным инструментом, в котором надо «что-то регулярно отмечать».

Автоматизация «живых» процессов: практический пример

Рассмотрим пример финансовой организации, деятельность которой связана с постоянным принятием решений по инвестиционным проектам.

Все стадии работы над проектом достаточно сложны – формирование проекта, его экспертиза, подготовка необходимых конкурсов, осуществление финансирования, оценка достигнутых результатов – неочевидные процессы, очень зависящие от конкретной ситуации и людей.

Главная проблема в том, что невозможно предусмотреть все возможные потребности и нарисовать идеальную схему работы на этапе планирования. Для разных проектов процессы неизбежно будут немного разными, и только люди в ходе непосредственной работы смогут понять, что потребуется на этот раз.

Решением в таком случае может являться создание связей между отдельными задачами и бизнес-процессами «на лету».

Базовая схема работы по проекту будет всегда проста, линейна и состоять из шести этапов:

• подача проекта;
• экспертиза;
• подготовка конкурса;
• определение победителя конкурса;
• финансирование проекта;
• оценка результатов.

При этом конкретный исполнитель, ответственный за этап, сможет ставить необходимые подзадачи, связывать их с проектом и этапом и контролировать статус текущего этапа и всех подзадач на одном экране (см. рис.1).

Рисунок 1. Интерфейс системы на базе Alfresco. Связанные задачи формируются «на лету», отражая реальное состояние работы

Иногда излишняя свобода принятия решений может оказаться нежелательной.

Описанная схема работы никак не противоречит этому. Одни бизнес-процессы или их отдельные этапы могут быть строго регламентированы, другие допускать гибкое построение «на лету» – это вопрос исключительно настроек системы.

Процессы разных типов могут сочетаться. Например, процесс «организация конференции» неизбежно включает этап «заказ зала для проведения мероприятия», который должен быть гибким – для разных конференций требования к месту проведения будут разными.

Но когда на этом этапе ставится связанная подзадача «согласование счета на оплату», то запускается строгий процесс с заранее определенными стадиями, который не может никак меняться и который дальнейших «дочерних» процессов иметь не может.

Результатом такого гибкого подхода оказывается замена «бюрократического» документооборота на единую систему, де-факто объединяющую СЭД, совместную работу и управление проектами.

В результате для сотрудников получается не «еще одна навязанная система», а действительный рабочий инструмент.

Рисунок 2. Интерфейс работы с задачами с сортировкой по срокам и приоритетам

Что дальше?

Разумная автоматизация процессов – важный первый шаг. Когда он сделан, естественным образом возникают два следующих вопроса:

• Мониторинг рабочих процессов. Хочется увидеть и понять, насколько хорошо или не очень работает организация. Где проблемные места? Что нужно улучшать? «Плоские» отчеты по всем задачам и документам неинформативны для этого, в них значимые успехи и провалы тонут в «информационном шуме» текучки. Кроме того, когда процессы становятся гибкими, значительно возрастают требования к их мониторингу – любая свобода хороша в меру, а чем больше простор принятия решения, тем сложнее задача отслеживания и упреждения ошибок.
• Взаимодействие с внешними людьми. Безусловно, очень хорошо, что внутреннее взаимодействие теперь устроено разумно. Но в большинство процессов так или иначе вовлечены внешние люди, общение с которыми может идти как по почте и телефону, так и вовсе через социальные сети. Что делать с ними?

На эти вопросы мы попробуем ответить в следующих статьях.

Изложение продолжим вести на примере Alfresco просто потому, что для решения этих задач требуется довольно глубокая модификация платформы, так что удобнее основываться на открытых технологиях.

1. Васюков. А. Автоматизация бюрократии. Изменись или умри, пытаясь. //«Системный администратор», №12, 2011 г. – С. 110 (первая статья серии, общая постановка проблемы – http://bit.samag.ru/archive/article/1137).
2. Цикл статей по настройке Alfresco и созданию в ней бизнес-процессов – http://www.ossportal.ru/technologies/alfresco.
3. Подробнее о связанных процессах в Alfresco и формировании пути исполнения «на лету» – http://www.itd-systems.ru/technologies/alfresco/related-processes.

В начало⇑

Комментарии отсутствуют

Комментарии могут отставлять только зарегистрированные пользователи