июнь    2023

Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс
			1	2	3	4
5	6	7	8	9	10	11
12	13	14	15	16	17	18
19	20	21	22	23	24	25
26	27	28	29	30

показать все 

05.06.2023

На ЦИПР-2023 подвели итоги работы индустриальных центров компетенций за год и определили главные направления импортозамещения на следующие годы

Читать далее 

02.06.2023

Состоялось подписание Ценовой хартии социально ответственного ИТ-бизнеса

Читать далее 

02.06.2023

На ЦИПР-2023 Михаил Мишустин дал ряд поручений для достижения технологического суверенитета 

Читать далее 

01.06.2023

На ЦИПР-2023 подвели итоги премии CIPR DIGITAL 

Читать далее 

показать все 

29.04.2023

Перевернет ли ChatGPT нашу ИТ-отрасль?

Читать далее 

03.04.2023

Стратегия для неопределенности

Читать далее 

25.02.2023

Тренд года – платформенные решения

Читать далее 

31.12.2022

Возможности реализации 2ФА в ОС Linux

Читать далее 

31.12.2022

Есть только миг между прошлым и будущим

Читать далее 

13.02.2020

Чат-бот CallShark не требует зарплаты, а работает круглосуточно

Читать далее 

24.12.2019

До встречи в «Пьяном Сомелье»!

Читать далее 

21.12.2019

Искусство как награда Как изготавливали статуэтки для премии IT Stars им. Георгия Генса в сфере инноваций

Читать далее 

04.12.2019

ЛАНИТ учредил премию IT Stars памяти основателя компании Георгия Генса

Читать далее 

04.06.2019

Маркетолог: привлекать, продавать, продвигать?

Читать далее 

показать все 

Главная / Архив номеров / 2011 / Выпуск №10 (13) / Автоматизация бюрократии. Изменись или умри, пытаясь

Рубрика: Документооборот

 Алексей Васюков, занимается открытым ПО в корпоративном секторе. Участвовал в проектах для десятков крупных российских и европейских компаний

Автоматизация бюрократии
Изменись или умри, пытаясь

Системы электронного документооборота (СЭД) появились примерно тогда же, когда компьютеры только стали персональными. Это было неизбежно – поставщикам очень хотелось продать своих систем как можно больше, а с документами работает любая организация

Но когда консультанты и программисты пришли продавать свежую идею СЭД в корпорации и государственные структуры, они совершили большую ошибку – попросили описать, как устроен документооборот.

В результате «айтишников» отправили в канцелярии, где им честно и добросовестно описали, в какие конкретно журналы и по какой именно форме записываются разные документы. Остальных участников процесса не спросили. Наверное, руководителей решили не отвлекать, а про исполнителей просто забыли.

В результате появились решения СЭД, которые отлично справляются с канцелярскими задачами и автоматизируют бюрократию.

Постепенно они развивались, в них появлялось все больше полей, галочек и справочников. Время от времени в ИТ-мире возникали новые модные слова, которые незамедлительно адаптировались под нужды СЭД.

Так появились бизнес-процесс обработки входящих документов и бизнес-процесс подготовки исходящих. Чуть позже было провозглашено, что ECM (Enterprise Content Management) и СЭД – близнецы-братья. Однако от добавления модных слов суть меняется слабо – СЭД продолжают автоматизировать бюрократию и делают это хорошо.

Нет ничего плохого в том, чтобы автоматизировать бюрократию, но на усовершенствование канцелярской деятельности много денег не выделяют. К тому же выделенные средства надо как-то обосновывать.

В результате СЭД под лозунгом повышения эффективности бизнеса понесли в широкие массы, настаивая на том, что теперь в системе документооборота должны работать все сотрудники.

Казалось бы, все верно. Конечная цель автоматизации не в документах, а в том, чтобы организация работала эффективнее. Но канцелярские по своей сути системы оказались не в состоянии влиться в бизнес-процессы реального мира.

Когда канцелярский СЭД встречается с реальными исполнителями, тогда и случается коллапс. Характерное восприятие традиционного СЭД обычным сотрудником, который, помимо соблюдения норм бюрократии, должен еще и полезной работой заниматься – как это все работает?!

Сотрудники канцелярий могли работать с бюрократически ориентированным СЭД практически без вреда для своего здоровья. Но для исполнителей это оказалось слишком. Вместо того, чтобы помочь людям работать эффективнее, СЭД начал весьма эффективно съедать их время. Руководители оперативно поняли это и решили, что лучше и вовсе не заглядывать в него, полностью переложив сомнительное удовольствие на плечи помощников. Это было началом конца.

Окончательно стало ясно, что мир изменился, когда на работу в корпорации и государственные структуры пришло поколение, которое не мыслит себя без компьютеров и для которого Интернет существовал всегда. Решение рабочих вопросов в Jabber, Skype, ICQ, Facebook и ВКонтакте стало нормой. В этот момент у СЭД возник нехитрый выбор – измениться или умереть, как говориться:  история рассудит, чье кунг-фу сильнее.

Современная система совместной работы должна давать удобные инструменты для реальной работы сотрудников, но одновременно обеспечить и строгую работу с документами, без которых деятельность организации превращается в хаос.

Реально ли это сделать, как Facebook уживается в одной системе с бизнес-процессами, и что такое Social ECM на примере открытой системы Alfresco – читайте в следующей статье.

Самые нетерпеливые могут посмотреть список ресурсов и начать разбираться самостоятельно.

• Подход Alfresco к Social ECM – http://www.alfresco.com/products/collaboration.
• Блог по Social Content Management – http://www.socialcontent.com.
• Технические статьи по Alfresco на русском – http://www.ossportal.ru/technologies/alfresco.

В начало⇑

Комментарии отсутствуют

Комментарии могут отставлять только зарегистрированные пользователи