апрель    2024

Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс
1	2	3	4	5	6	7
8	9	10	11	12	13	14
15	16	17	18	19	20	21
22	23	24	25	26	27	28
29	30

показать все 

22.04.2024

Сообщество цифровых управленцев «я-ИТ-ы» проводит ЗАКРЫТУЮ встречу в рамках выставки «Связь-2024»!

Читать далее 

18.04.2024

Ассоциация разработчиков «Отечественный софт» отметила 15-летие

Читать далее 

17.04.2024

РДТЕХ представил Технологическую карту российского ПО 2023

Читать далее 

16.04.2024

RAMAX Group получила партнерский статус уровня Gold по продукту Tarantool

Читать далее 

показать все 

18.04.2024

5 способов повысить безопасность электронной подписи

Читать далее 

18.04.2024

Как искусственный интеллект изменит экономику

Читать далее 

18.04.2024

Неочевидный САПР: выход ПО за рамки конструкторской деятельности

Читать далее 

18.04.2024

Скоро некому будет делать сайты и заниматься версткой

Читать далее 

18.04.2024

Цифровая трансформация в энергетике: как запустить проект с максимальным финансовым эффектом?

Читать далее 

05.04.2024

Мотивируй, не то проиграешь!

Читать далее 

22.03.2024

В 2024 году в России и мире вырастут объемы применения AR/VR 

Читать далее 

25.02.2024

Цифровые технологии: надежды и риски

Читать далее 

05.02.2024

Будут ли востребованы услуги технической поддержки софта Oracle в России в ближайшие годы?  

Читать далее 

31.01.2024

Здания с признаками интеллекта. Как Сергей Провалихин автоматизирует дома и производства

Читать далее 

показать все 

Главная / Архив номеров / 2011 / Выпуск №9 (12) / У времени в плену. Как научиться работать быстро?

Рубрика: Вектор роста

 Константин Кондаков, работает старшим директором по ИТ в сан-францисской фирме Certain Software, обеспечивает бесперебойную работу центров данных и руководит системными администраторами в США, Великобритании и Австралии

У времени в плену
Как научиться работать быстро?

Для себя я выработал свод из десяти правил, которые помогают эффективно работать, успевать делать сразу несколько дел и достигать поставленных целей

Правило первое. Находим свое призвание

Сначала я бы посоветовал познакомиться с уже ставшей легендарной речью перед выпускниками Стэндфордского университета в 2005 году безвременно ушедшего от нас Стива Джобса, основателя и генерального директора Apple [1].

Конечно, пересказывать саму речь нет смысла – ее надо обязательно послушать, но в ней есть несколько очень важных моментов, с которых хотелось бы начать разговор про эффективную работу.

Стив говорит, что труду вы будете отдавать довольно много времени, поэтому постарайтесь найти такую работу, которая вам будет действительно интересна, так как эффективно и быстро можно делать только то, что по-настоящему нравится. И информационные технологии тут не являются исключением.

Нередко можно встретить людей, которые стали системными администраторами или по принципу «все пошли, и я пошел», или поверив в легенды о заоблачных заработках компьютерщиков, или соблазнившись возможностью что-то там делать на ноутбуке последней модели.

Разумеется, как специалисты они, как правило, никудышные – часто просто просиживают штаны с 9.00 до 18.00 и ничего за пределами прямых должностных обязанностей не знают, да и не особенно стремятся узнать. Понятно, что такие «системные администраторы» (в кавычках, чтобы отделить от Настоящих Системных Администраторов) звезд с неба не хватают, работают медленно и часто крайне неэффективно.

Такие горе-специалисты обнаруживаются в организации достаточно быстро, но тормозить работу своего ИТ-отдела они могут долго, при этом возводя громоздкие информационные структуры, которые крайне ненадежны и не выдерживают никакой критики. Бывает, что избавиться от них не так-то просто!

Очень важно вовремя понять, на своем ли месте находится человек, и стараться не трудиться в организации, где в ИТ-отделе работают случайные люди. Подобно тому, как «театр начинается с вешалки», эффективность администратора и его управление временем начинаются с того, насколько эффективен его отдел и фирма в целом и насколько высокая там ресурсоемкость.

Правило второе. Убираем все мешающие факторы

Бывает, что рабочий день пролетает незаметно, но к вечеру выясняется, что почти ничего толком не сделано. Постоянно кто-то отвлекал или что-то отвлекало.

Важно как можно быстрее понять, кто эти конкретные «мешающие»: люди или абстрактные факторы, которые замедляют нашу производительность. Причем для каждого человека это, как правило, сугубо индивидуальные вещи.

Кто-то может более эффективно работать из дома, а кому-то малолетние дети (если они есть) не дадут сосредоточиться. Кто-то действует более продуктивно, работая в наушниках и слушая какую-нибудь медитативную музыку или «Металлику», а кто-то, наоборот, предпочитает полную тишину. Здесь важно разобраться в себе, чтобы найти те оптимальные условия, при которых можно работать с максимальной эффективностью.

Подобно тому, как люди делятся на «жаворонков» и «сов», есть и более тонкие разделители – чем скорее человек очертит для себя периметр своей максимальной эффективности, тем легче ему работать с полной нагрузкой [2].

Правило третье. Составляем план перед началом каждого рабочего дня и проверяем его выполнение

Опытные системные администаторы и руководители отделов информационных систем, как правило, всегда составляют себе рабочие планы на квартал, месяц, неделю и день и тщательно проверяют на соответствие фактическое исполнение и начальный план.

Особенно в начале каждого рабочего дня должно быть ясное понимание того, чем я буду заниматься сегодня, а в конце дня – что я сделал, а что нет и почему. Это необычайно дисциплинирует и дает представление, как в отделе, так и для «высшего руководства», о том, «чем у нас там занимается ИТ-отдел».

Как вариант – план на неделю, а в пятницу, когда после обеда начинает пустеть офис, делать подчистку электронной почты и сверку-корректировку планов. Можно использовать любые планировщики и понравившиеся «органайзеры», лишь бы человек владел всеми проектами, над которыми он работает.

Особенно досадно, если что-то забывается по причине «совсем закрутился», а вдвойне досадно, если руководство начинает понимать, что ИТ-специалист не владеет ситуацией, все время что-то забывает или у него что-то откладывается. Любой топ-менеджер похвалит ИТ-директора, который от «реактивого управления» («пожаротушение») перейдет к «про-активному управлению» («предотвращение огня»), что совершенно невозможно без составления планов действий. Конечно, жизнь и часто меняющиеся приоритеты постоянно вносят корректировки в рабочие планы, но нужно успевать адаптироваться и под них. Как писал основоположник теории эволюции Чарльз Дарвин: «Выживают не самые сильные особи и не самые умные, а те, кто быстрее других приспосабливается к меняющимся условиям».

Правило четвертое. Не занимаемся ерундой на работе

Если выясняется, что постоянно жалующийся на хроническую нехватку времени системный администратор проводит половину рабочего дня, играя в компьютерные игры, то дальше тему можно не продолжать.

Но, оказывается, что, кроме всяких компьютерных игр и писем от «одноклассников», находится масса причин, которые съедают драгоценное и ничем не восполнимое рабочее время. За примерами далеко ходить не надо. Постоянно перегруженный работой директор по ИТ попросил своего помощника посмотреть, куда же уходят его столь драгоценные часы?

После недели в роли «наблюдаемого» он получил очень любопытную для себя картину.

Во-первых, выяснилось, что довольно большой процент времени терялся на разговоры по телефону с различными компьютерными продавцами и «интеграторами», которые всеми правдами и неправдами хотели заполучить еще одного клиента. Они просили доходчиво рассказать, «какие технологии мы используем?», «не хотим ли познакомиться с новой линейкой серверов?», «есть ли проблемы с виртуализацией?» и тому подобное.

Все это плохо скрываемое желание что-то продать или навязать какую-то технологию или услугу, в которой фирма не очень-то и нуждается. Самое простое решение – прямо спрашивать: «Вы что хотите нам продать?» Обычно такой вопрос ставит коммивояжера в неловкое положение, и на том конце провода достаточно быстро понимают, что лучше сегодня позвонить кому-то еще.

Хотя и тут попадаются дотошные экземпляры, которые нахально пытаются узнать, какие у нас серверы и что мы используем для связи с офисами. Подобная информация как минимум носит конфиденциальный характер. Есть и другой способ сократить назойливые звонки – никому из посторонних не давать свой прямой, а тем более мобильный телефон, а секретаря организации попросить все подобные звонки отправлять сразу на голосовую почту или посылать «предложения о сотрудничестве» на какой-нибудь абстрактный info@company.com, который проверяется дежурным администратором раз в неделю.

Идем дальше. Часто по почте приходят всякие на первый взгляд интересные рабочие обзоры, тесты, аналитика. На их изучение и заполнение можно также потратить немало драгоценного времени, которого никогда не хватает на более производительные проекты.

Вот, например, известная компания посылает мне вопросник, который предлагает заполнить, так как «эта информация лучше сможет понять проблемы компьютерной безопасности, стоящие перед организациями». Тыкнувшись в письмо, открываю веб-страничку и, заполнив страницу со своей контактной информацией, понимаю, что впереди еще не меньше 10 веб-страниц. Разумеется, на это легко потратить полчаса, а то и час рабочего времени.

Неужели такие фирмы в самом деле думают, что человек, который руководит информационным отделом растущей компании, сидит целый день без дела и тоскливо смотрит на почтовый ящик электронной почты?!

Есть еще один способ гарантированно потратить впустую время – вступить в «многоуровневую переписку» с коллегами по работе. Что это такое? Я написал – он ответил, я написал опять – он ответил опять, потом кто-то еще ответил, потом мне пришлось что-то уточнить, потом уточнили мой ответ – и пошло-поехало.

Поэтому на многих фирмах есть строгое правило – не допускать того, чтобы электронное письмо перебрасывалось между сотрудниками более двух-трех раз. В этом случае надо просто подойти к адресату и на месте разобраться в ситуации или позвонить по телефону, если абонент работает в филиале фирмы, который находится в другом городе.

Ну, и рабочие совещания пока еще никто не отменял. Кстати, непродуктивные совещания – это практически самый гарантированный способ потратить время впустую. В уже анонсированной «Системным администратором» книге Томаса Лимочелли «Управление временем для системных администраторов» [3], которая в прошлом году вышла в русском переводе, на эту тему прямо сказано: все собрания должны делиться на две не пересекающиеся группы.

Первая группа – совещания типа СТАТУС, на которых просто обсуждают текущие проекты.

Вторая группа – совещания типа МОЗГОВОЙ ШТУРМ, на которых обсуждается какая-то проблема и ее возможные решения.           

Кстати, эту книгу надо прочитать всем в обязательном порядке!

Правило пятое. Ставим приоритеты

Про приоритеты мы уже рассказывали на страницах «Системного администратора» [4].

Если нет никакого аврала или ЧП, нередко возникает ситуация, когда требуется принять решение о том, за какой проект браться. Наивысшим приоритетом в этой ситуации считается задача, которая «блокирует» работу фирмы или каких-то ее сотрудников.

Выход из строя сервера как раз прямо попадает под определение «блокиратора», но часто возникают системные ошибки или какие-то задания, из-за которых простаивает один или более сотрудников фирмы – разумеется, такие задачи надо выполнять в первую очередь.

Далее идут задачи, выполнение которых принесет ощутимый и прямой доход фирме или решит проблему, долгое время бывшую «головной болью». Потом уже идет все остальное.

Правило шестое. Стараемся работать под началом хорошего руководителя

Несмотря на то что уже написано множество книг и статей [5, 6] по поводу того, как важно заручиться поддержкой руководства и по возможности с первого трудового дня получить все нужные ресурсы для работы, многие системные администраторы, увы, не понимают такой простой истины.

Когда руководство идет навстречу, подписываются все необходимые финансовые распоряжения, а в случае неудачи начальник стоит горой за своих подчиненных, а если критикует, то конструктивно, просто хочется горы свернуть на работе.

И наоборот. Нет никакого желания что-то делать, ждешь, чтобы поскорее закончился рабочий день, наступила пятница, если любая встреча с руководством (даже в столовой или лифте!) означает внезапное задание, несправедливую критику, упреки, мелочные придирки, а то и зависть. Встречается и такое. Поэтому всегда надо задумываться, почему у всех все получается на их работе, а у меня никак?

Понятно, что ни о каком управлении своим временем речь не идет, если начальник списан с героини Мэрил Стрип из фильма «Дьявол носит Прада».

Постоянные звонки руководства в неурочное время, непрекращающиеся и непланируемые поручения и, что совершенно недопустимо, беспардонное вторжение в личную жизнь. С такой работы надо увольняться в пожарном порядке.

Правило седьмое. Помогаем своему начальнику

Часто такие понятия, как субординация, теория управления и корпоративное строительство, ускользают от специалистов, работающих в сфере информационных технологий. Действительно талантливые специалисты могут годами «застревать» на технических должностях, удивляясь, почему их добросовестную работу не ценят и постоянно затирают.

Золотое правило теории управления гласит: хорошисты нанимают троечников, а отличники – отличников. Хороший менеджер всегда стремится взять на работу человека умнее себя, по крайней мене не глупее, и хороший менеджер всегда знает, чем занимаются его подчиненные, даже если последним кажется, что он совсем не понимает тонкостей и технических нюансов их работы. Отнюдь. Поэтому очень важно с первого дня понять, как оценивается эффективность труда вашего непосредственного руководителя и что надо сделать, чтобы ему помочь быть более продуктивным.

А вместо этого часто системные администраторы впадают в другую крайность. Видя, что они лучше, чем их прямой начальник, разбираются в каких-то технических вопросах, «всезнайки» начинают всячески показывать, что им начальник не нужен, что «сами с усами», демонстративно дистанцируются от него и, что совсем недопустимо, вступают в открытые конфликты и споры во время рабочих совещаний.

Вот это прямой путь к разрушению собственной карьеры. Дело даже не в том, что начальник, поняв, что пригрел на груди змея, встанет в оборонительную позицию. Проблема в том, что руководство компании, как и руководители других отделов, начнет настороженно относиться к такому «всезнайке», так как выскочек нигде не любят. Недавний опрос в портале LinkEdin показал, что руководители всегда предпочтут позитивное отношение сотрудника (attitude) его опыту и знаниям (knowledge).

Что тут может сделать системный администратор?

Во-первых, надо остерегаться заполучить репутацию выскочки, а просто молча, но эффективно делать работу. Те, кому надо, ее заметят.

Во-вторых, если все-таки есть устойчивое ощущение, что сработаться на новом месте не получится, то следует быстро, с максимальной эффективностью начать поиск нового места работы или в самом крайнем случае уволиться по собственнному желанию. Все равно эффективно работать не получится, а потерянные в «политической борьбе» месяцы или (что хуже) годы ценности специалисту не прибавят.

Правило восьмое. Автоматизируем все, что можно

Системные администраторы часто не подозревают о том, сколько драгоценного времени они тратят на рутинные операции, где простые и отработанные процедуры, которые занимают не более получаса, «незаметно» превращаются в один-два часа.

Ну, казалось бы, залез на сервер, что-то там поменял – всего на пять минут работы! Выясняется, что ту же самую процедуру надо проделать еще на трех серверах. Или казалось, что процесс установки нового сервера уже отлажен до предела, но почему-то он «растягивается» на несколько часов, плюс еще какая-то непонятная царапина на установочном диске «удлинила» рутинный процесс копирования на часок-другой. Как быть?

Ответ простой – автоматизируем все, что можно. Не забываем, что человеку свойственно ошибаться, что системным администраторам надо спать, обедать, отдыхать, иметь, наконец, личную жизнь. А вот если доверить все эту работу умной машине, то появляется масса свободного времени.

Какие можно дать практические советы? Если приходится устанавливать один сервер в неделю, то этот процесс надо обязательно автоматизировать, используя FAI (Fully Automated Install) – FAI – Debian/Ubuntu Linux , Kick Start – RedHat/CentOS Linux, JumpStart – Solaris или аналогичные программы в Microsoft Windows 2003/2008.

Второй вариант – массово использовать виртуальные машины, благо выбор предлагается неплохой – Xen, VmWare, KVM.

Если необходимо администрировать больше десяти серверов, то это надо делать средствами управления конфигурацией типа Puppet, Cfengine [7], Chef .

Всякие «случайные» остановки серверов и сервисов должны быть автоматически перестартованы через средства типа daemontools, Nagios event-handler и аналогичные.

Чтобы не ковыряться в десятках тысяч строк системных логов, автоматизируем их обработку через регулярные выражения через SEC [8] или через систему кореляции событий типа Splunk [9].

В компании LookSmart, где я работал директором по информационным технологиям в 2010-2011 годах, высоконагруженный массив в 1000 серверов, пропускающий через себя около трех миллиардов запросов в день, обслуживали только три (!) системных администратора. Как нам удавалось это делать? Очень просто – запуск и подготовка нового сервера «из коробки» были полностью автоматизированы. Младший техник, соединив все сетевые провода, просто звонил нам из Центра данных с MAC-адресом сетевой карты и типом процессора, все остальное связка FAI+cfengine брала на себя. Новый сервер был готов через 10-15 минут без единой конфигурационной ошибки. Интересно то, что можно было запускать несколько таких процессов параллельно – только успевай заносить инвентарные номера вновь запущенных серверов в базу данных.

Суммируем сказанное. Чем больше времени системные администраторы и ИТ-персонал тратят на проблемы инфраструктуры, а не на работу с инженерами над ключевыми продуктами компании, тем менее они эффективны. И наоборот. Автоматизированная и устойчивая инфраструктура, которая не отнимает «рабочие циклы процессора» у администратора, резко повышает эффективность его работы.

Очистка временных файлов, рестарт веб-сервиса, подправление прав доступа к файлам – это замечательные и нужные работы, но, к огромному сожалению, они не развивают фирму. А в условиях глобального экономическогого кризиса и тотальной конкуренции любая потерянная неделя, в течение которой фирма не двигалась вперед семимильными шагами, может оказаться если не последней, то предкризисной.

Прошло то время, когда можно было неспешно работать, попивая чай и ловя восторженные взгляды менее подкованных в компьютерном отношении сотрудников. Надежные и отказоустойчивые системы вместе с полной автоматизацией рутинных работ – вот залог высокой эффективности отдела системных администраторов.

Правило девятое. Иметь нужную информацию всегда под рукой

Системные администраторы не подозревают, какое количество драгоценного времени теряется на поиск нужной информации, которую «забыли» задокументировать несколько месяцев назад после окончания проекта, или нетривиальных параметров в командной строке, которые приходится запускать время от времени.

Например, список активных http-соединений:

"netstat -plan|grep :80|awk {'print \$5'} | cut -d: -f 1 | sort | uniq -c | sort -nk 1"

Можно ли сходу вспомнить что-то подобное? И не проще ли использовать уже составленную и проверенную команду?

Для того чтобы эта информация всегда была под рукой, надо обязательно создать внутренний репозитарий типа CVS, SVN, git или иерархическую структуру в Wiki, Confluence, которую обязательно следует «кормить» всей информацией, которая может потребоваться.

Особо ценные и критические материалы надо содержать в распечатанном виде, чтобы при потере соединения с основным провайдером суметь соединиться с серверами через «запасные каналы связи».

Мне однажды довелось видеть, как все пароли для аварийного восстановления данных хранились на сервере... который «умер» и никак не хотел перестартовываться. Это как хранить телефон вызова пожарных на бензиновой бочке!

Правило десятое. Учимся быстро печатать

Как бы иронично и наивно это бы ни звучало – «слепой десятипальцевый» метод работы с клавиатурой оказывает неоценимую услугу, когда надо написать серьезное сообщение, или статью, или просто напечатать много текста. Есть профессионалы, не поленившиеся освоить «слепой десятипальцевый» метод, а особенно эргономические клавиатуры типа Microsoft Natural Keyboard, или более экзотические устройства, научившись работать на которых, можно печатать быстрее и лучше любой выпускницы школы машинописи. Я очень жалею, что системно не научился этому методу, и как-то стараюсь печатать по «собственной школе». Как ни странно, на всякие вариации эпистолярного жанра может уходить много времени и сил, и выигрывают те, у кого с этим нет проблем.

***

Я постарался привести краткий перечень простых правил, следуя которым любой системный администратор, на мой взгляд, может научиться работать эффективно, делать сразу несколько дел и повысить свою значимость в организации.

1. Стив Джобс. Речь перед выпускниками Стэндфордского университета. 2005 год – http://www.youtube.com/watch?v=SLBsGIP6NTg.
2. Кондаков К. Как я стал ИТ-менеджером. //«Системный администратор», №4, 2010 г. – http://samag.ru/archive/article/962.
3. Thomas A. Limoncelli. Time Management for System Administrators. – O’Reilly Press, 2005.
4. Кондаков К. Успех на работе. Как его достичь? //«Системный администратор», №7-8, 2011 г. – http://samag.ru/archive/article/1383.
5. Кондаков К. Новая работа. Как к ней присмотреться? //«Системный администратор», №5, 2011 г. – http://samag.ru/archive/article/1277.
6. Кондаков К. Ловушки для ИТ-менеджеров. //«Системный администратор», №7-8, 2010 г. – http://samag.ru/archive/article/993.
7. Кондаков К. Cfengine – как применять? //«Системный администратор», №7-8, 2010 г. – С. 69-75.
8. SEC- simple event correlator – http://www.simple-evcorr.sourceforge.net.
9. Splunk – www.splunk.com.

В начало⇑

Комментарии отсутствуют

Комментарии могут отставлять только зарегистрированные пользователи