апрель    2024

Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс
1	2	3	4	5	6	7
8	9	10	11	12	13	14
15	16	17	18	19	20	21
22	23	24	25	26	27	28
29	30

показать все 

18.04.2024

Ассоциация разработчиков «Отечественный софт» отметила 15-летие

Читать далее 

17.04.2024

РДТЕХ представил Технологическую карту российского ПО 2023

Читать далее 

16.04.2024

RAMAX Group получила партнерский статус уровня Gold по продукту Tarantool

Читать далее 

12.04.2024

На RIGF 2024 обсудили ключевые вопросы цифрового развития России

Читать далее 

показать все 

18.04.2024

5 способов повысить безопасность электронной подписи

Читать далее 

18.04.2024

Как искусственный интеллект изменит экономику

Читать далее 

18.04.2024

Неочевидный САПР: выход ПО за рамки конструкторской деятельности

Читать далее 

18.04.2024

Скоро некому будет делать сайты и заниматься версткой

Читать далее 

18.04.2024

Цифровая трансформация в энергетике: как запустить проект с максимальным финансовым эффектом?

Читать далее 

05.04.2024

Мотивируй, не то проиграешь!

Читать далее 

22.03.2024

В 2024 году в России и мире вырастут объемы применения AR/VR 

Читать далее 

25.02.2024

Цифровые технологии: надежды и риски

Читать далее 

05.02.2024

Будут ли востребованы услуги технической поддержки софта Oracle в России в ближайшие годы?  

Читать далее 

31.01.2024

Здания с признаками интеллекта. Как Сергей Провалихин автоматизирует дома и производства

Читать далее 

показать все 

Главная / Архив номеров / 2014 / Выпуск №9 (42) / Электронный документооборот: настоящее и будущее

Рубрика: Тема номера /  Управление документооборотом

Электронный документооборот:
настоящее и будущее

На вопросы «БИТа» отвечают эксперты ведущих ИТ-компаний и ИТ-подразделений финансовых организаций

1. Подводные камни при переходе на электронный документооборот, на что особенно стоит обратить внимание?
2. Внедрение электронной подписи, какие основные сценарии работы и варианты применения для компаний различных размеров и сфер деятельности?
3. Использование мобильных устройств при электронном документообороте – каких решений и продуктов не хватает для полноценной работы?
4. Какие решения и продукты вы рекомендуете, и в чем их основные достоинства?

ЕВГЕНИЙ РОМАНЕНКО, ведущий инженер по АСУ и телекоммуникационным системам, компания ИВК

1. Такие подводные камни существуют в любой организации.

Позиция руководства подчас является основным критерием успеха внедрения, так как нежелание некоторых сотрудников проходить обучение, менять привычные рабочие процессы в угоду автоматизации, и другие моменты, связанные с человеческим фактором, могут свести на нет все преимущества автоматизации, если у руководства нет четкой позиции по этому вопросу. Процессы внедрения и обучения в таких случаях могут быть сильно затянуты, а моральный климат в коллективе (особенно среди должностных лиц старшего возраста) может оставлять желать лучшего. Если люди не будут понимать реальной пользы от перехода на электронный документооборот для автоматизации их производственных функций, будут воспринимать новшества как угрозу, то сопротивление переходу неизбежно.

Понимание руководством сложности и этапности процесса перехода, необходимости корректировки регламентов и инструкций, связанных с документооборотом в организации, также может сильно повлиять на результаты перехода. Если руководству организации переход на электронный документооборот представляется столь же простым, как покупка калькулятора для автоматизации расчетов, вместо привычных расчетов на бумаге в столбик, то проблем не избежать.

Еще один подводный камень – это уровень компетентности сотрудников информационного департамента, если они будут принимать участие в сопровождении системы. Это наиболее понятная из обозначенных проблем.

В дополнение к этому процесс перехода могут сильно осложнять необходимость обработки в организации документов различных уровней конфиденциальности, а также территориальная распределенность участников информационного взаимодействия.

2. Для компаний различных размеров и сфер деятельности существенно различаются характер применения и сценарии работы электронной подписи. Самое первое, что необходимо сделать, – это определиться с типом электронной подписи в зависимости от цели ее использования:

• простая электронная подпись представляет собой комбинацию из логина и пароля и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом;
• усиленная неквалифицированная подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Сообщение с простой или неквалифицированной электронной подписью может (по предварительной договоренности сторон и в специально предусмотренных законом случаях) быть приравнено к бумажному документу, подписанному собственноручно;
• усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и во всех случаях приравнивается к бумажному документу с «живой» подписью.

Конечно, стоимость применения решений при использовании различных типов подписи сильно отличается.

3. Мы видим, как многие производители систем электронного документооборота предлагают все больше возможностей использования мобильных устройств в электронном документообороте. По нашему мнению, эта сфера будет и должна развиваться очень активно. Однако сейчас не хватает решений, позволяющих в рамках электронного документооборота на мобильных устройствах обрабатывать информацию различных уровней конфиденциальности. Да и законодательную базу в области защиты информации, обрабатываемой на мобильных устройствах, тоже еще предстоит совершенствовать.

ЕЛЕНА ИВАНОВА, руководитель управления маркетинга компании «Электронные Офисные Системы»

1. Серьезно навредить проекту могут три группы факторов:

• заказчик до старта проекта должен четко знать, зачем ему нужен электронный документооборот, какие процессы будут автоматизированы и в какой последовательности. Иначе может оказаться, что СЭД не охватывает нужные процессы, а персонал саботирует проект, считая СЭД лишней нагрузкой. Экспертная группа из всех заинтересованных подразделений (лучше с участием специалистов компании-внедренца) снимет многие проблемы. При этом обязательна безусловная поддержка высшего руководства. Идеально, когда руководитель сам является главным драйвером проекта;
• когда заказчик выбирает СЭД, он должен понимать, что покупает – готовое решение или платформу без вложенных типовых бизнес-процессов. Часто клиент, ориентируясь на цену, приобретает продукт, внедрение которого стоит в десятки раз больше, чем софт. Или выясняется, что для автоматизации всех требуемых деловых процессов нужно приобрести еще несколько модулей;
• покупая СЭД, нужно учитывать доступность техподдержки, особенно если вендор и заказчик территориально удалены друг от друга.

2. Базовых сценариев использования ЭП может быть два – для корпоративного документооборота и для межведомственного (межкорпоративного) взаимодействия. В идеале ЭП, вне зависимости от сферы деятельности и масштабов компании, должны получить все фигуранты СЭД. На практике ЭП сначала дается руководству (для подписания и утверждения документов), затем руководителям подразделений (визирующим проекты от имени структурной единицы компании) и уже потом низовому уровню, исполнителям. Наконец, для обеспечения непрерывности деловых процессов нужна возможность использования ЭП вне офиса, с мобильных устройств.

4. У нас есть решения универсальные и узкоспециализированные, отраслевые, коробочные и платформенные. Универсальные – это «ДЕЛО», EOS for SharePoint, eDocLib.

СЭД «ДЕЛО» подойдет организациям, имеющим сложную иерархическую структуру и документооборот по ГОСТам. «ДЕЛО» давно лидирует на рынке, его достоинствами являются надежность, четкая внутренняя логика и легкость в освоении. «ДЕЛО» позволяет организовать юридически значимый ЭД, автоматизировать госуслуги, участвовать в межкорпоративном ЭД, подходит для любой сферы деятельности и организаций любых масштабов, в том числе территориально распределенных и единых (отраслевых и региональных) СЭД. Открытый API-ин-терфейс обеспечивает возможность интеграции СЭД «ДЕЛО» с любыми ИТ-системами.

Система eDocLib – собственная ECM-платформа, разработанная ЭОС. Она подойдет клиентам, которым нужно организовать хранение и обработку разрозненной корпоративной информации в единой системе с разграничением доступа пользователей. eDocLib обрабатывает документы, мультимедиаконтент, записи, графические объекты и т.д. На базе eDocLib может быть создана любая прикладная конфигурация. Конструирование объектов, процессов и настройка интерфейса в eDocLib происходят без программирования. Затраты на внедрение и поддержку eDocLib минимальны.

На базе eDocLib созданы конфигурации eDocLib: «Актив-Бизнес», «eDocLib: Приемная Руководителя», «eDocLib: Электронная амбулаторная история болезни», «eDocLib: Хранение и оцифровка» (для оцифровки документов и создания электронных архивохранилищ) и другие.

Другой продукт для управления архивами – «АРХИВНОЕ ДЕЛО» (для организации бумажных и электронных архивов в соответствии с требованиями Росархива). Он интегрируется с СЭД «ДЕЛО», но может внедряться и отдельно.

Еще один универсальный продукт – EOS for SharePoint, разработанный на ECM-платформе MS SharePoint, актуальная версия – 4.0 для MS SharePoint 2013. Подойдет компаниям, имеющим от десятка до тысяч рабочих мест при практически неограниченных объемах баз данных.

Будучи платформенной системой, EOS for SharePoint является и коробочным продуктом, так как содержит полный функционал для ЭД в соответствии с российскими стандартами. Дополняют его модули «Управление совещаниями», «Файловый архив», опции «ЭП и шифрование», «Поточное сканирование». Система полностью интегрируется с продуктами MS Office.

В EOS for SharePoint реализована концепция «выхода за границы СЭД» – это полноценная система для совместной работы через корпоративный портал: можно автоматизировать любые бизнес-процессы, организовать рабочие пространства, справочники. Обслуживание и развитие системы легко осуществляется силами штатных ИT-специалистов без программирования.

Во всех универсальных системах можно работать через мобильные клиенты для Windows, Android, iOS с возможностью использования усиленной квалифицированной ЭП.

Заказчик еще до старта проекта должен четко понимать, зачем ему нужен электронный документооборот

ВЛАДИМИР АНДРЕЕВ, президент компании «ДоксВижн»

1. При переходе на электронный документооборот мы видим две основные проблемы: внешнего и внутреннего характера. Внешняя – это необходимость обеспечения возможности юридической значимости электронного документа на всем периоде его жизненного цикла. Сегодня проблемы возникают в основном при организации долгосрочного хранения и в вопросах признания электронных документов в судах и других официальных органах. Внутренней проблемой может стать радикальное изменение регламентов и практик работы с документами, что, как правило, влечет за собой сопротивление сотрудников внедрению новых технологий. Но, если подойти к вопросу грамотно, эта задача успешно решается.

2. Техническая инфраструктура использования ЭП не зависит ни от размера, ни от сферы деятельности компании. Однако в зависимости от структур, участвующих в обмене документами, и задач, решаемых организацией, реальные практики могут отличаться.

Так, если автоматизируются процессы внутрикорпоративного документооборота или обмен документами с сетью контрагентов, с которыми могут быть зафиксированы специальные договоры, то можно обойтись существенно более дешевой инфраструктурой простой ЭП. Если речь идет об автоматизации обмена счет-фактурами, то потребуется интеграция с сервисами операторов электронного документооборота – одним или несколькими. Если автоматизируется госорган, подключенный к МЭДО, то, помимо поддержки квалифицированной ЭП, потребуется поддержка специальных форматов обмена документами и соответствующих регламентов.

3. Мобильные приложения сегодня используются как дополнительные рабочие места и выполняют отдельные функции пользователя СЭД, которые ему необходимы за границами основного рабочего места. Полноценная работа на мобильном устройстве (скажем, регистрация документов) хоть и доступна, например, с использованием терминального доступа, но неудобна. Возможно, пока такие сценарии и не стоит выносить за границы офиса, но в будущем это станет актуальным. К другим недостаткам современного этапа существования мобильных решений мы бы отнесли различие интерфейсов, реализованных на разных типах мобильных устройств, а также относительную дороговизну внедрения мобильных решений в организации.

4. В основе внедряемой корпоративной системы электронного документооборота должна лежать платформа, которая обладает следующими возможностями:

• наличием необходимых компонентов инфраструктуры для реализации всех возможных прикладных аспектов приложений СЭД (средств организации архива документов, полноценной BPM-подсистемы, мобильных клиентов и пр.);
• готовыми к использованию приложениями, которые являются типичными для всех компаний (делопроизводство, управление совещаниями, контур договорной работы, автоматизация юридических служб и пр.);
• наличием средств кастомизации приложений и адаптации их к потребностям конкретной организации (конструкторы форм, состояний, правил обработки, процессов, отчетов и пр.), которые обеспечивают возможность простой настройки без программирования и сложной – с помощью API;
• интеграцией разнообразных приложений на базе платформы в единую систему автоматизации процессов компании для формирования различных аналитическиx отчетов и построения баз знаний;
• соответствием требованиям безопасности, предъявляемым к ИТ в отечественных компа-ниях;
• наличием у платформы экосистемы и партнеров-интеграторов, которые могут создавать специфические вертикальные и отраслевые решения, наличием опыта у интеграторов в конкретных предметных областях;
• наличием опыта реализации масштабируемых проектов, как в части количества пользователей, так и в части объема хранения документов, количества процессов и географического масштабирования.

Кроме того, при реализации крупных проектов у заказчика часто возникают требования непосредственно к вендору по внесению тех или иных частных доработок в платформу, и вендор должен иметь возможность эти доработки реализовать.

Платформа отечественной разработки Docsvision в полной мере соответствует всем указанным требованиям.

Необходимо обеспечить возможность юридической значимости электронного документа на всем периоде его жизненного цикла. Сегодня проблемы возникают в основном при организации долгосрочного хранения и в вопросах признания электронных документов в судах и других официальных органах

АЛЕКСЕЙ ДРОЗД, руководитель учебного центра компании SearchInform

1. Главное, чем электронный документооборот отличается от бумажного, – это легкость, с которой документы не только перемещаются между двумя сотрудниками внутри организации, но и покидают компанию. Для того чтобы вынести целый шкаф бумажных документов, нужны грузчики и время; чтобы вынести всю отчетность и бизнес-планы компании за много лет – одна маленькая флешка и пять минут. Поэтому с внедрением электронного документооборота увеличиваются и риски, связанные с информационной безопасностью компании, – утечки информации, ее утраты в результате сбоя программного обеспечения или оборудования.

К сожалению, при внедрении электронного документооборота компании редко закладывают в стоимость реализации системы защиту от подобных угроз, что потом приводит к неприятным сюрпризам.

В то же время цена внедрения системы защиты от утечек данных заметно меньше среднего ущерба от одной утечки, то же можно сказать и о других средствах предотвращения ЧП.

2. По сути, сегодня внедряют электронный документооборот в основном крупные компании, в то время как сегмент SMB, особенно работающий в реальном секторе экономики, не чувствует острой необходимости в такого рода переменах. Поэтому и основные сценарии отличаются не слишком сильно, хотя, конечно, есть свои особенности в государственном и частном секторе.

Эти особенности связаны с различием требований. Если государственные организации заинтересованы в том, чтобы выполнить все по букве закона, то частным компаниям интересны и экономические аспекты внедрения ЭЦП. Поэтому характерной особенностью внедрения в коммерческих компаниях является его поэтапный характер, в то время как государственные организации обычно практикуют комплексное внедрение «под ключ».

3. В настоящее время на рынке наблюдается заметный рост числа решений для работы с электронным документооборотом с мобильных устройств, причем следом за западными разработчиками постепенно подтягиваются и отечественные. Что только усугубляет проблему информационной безопасности: если раньше невозможно было потерять документ вместе с офисным компьютером, то сейчас потерянный или украденный смартфон – это очень серьезный фактор риска утечки конфиденциального корпоративного документа. Очень немногие СЭД позволяют удаленно очистить память устройства от хранящихся на нем документов или используют шифрование на мобильных устройствах, хотя в современных реалиях эти функции не просто востребованы, а жизненно необходимы.

НИКОЛАЙ СМИРНОВ, руководитель группы аналитики, РДТЕХ

1. Хотелось бы обратить внимание на один аспект процедуры перехода на СЭД. Все документы, участвующие в СЭД (входящие, исходящие, договоры, приказы, протоколы, служебная переписка и т.п.), существуют не сами по себе, а участвуют в определенных бизнес-функциях (регистрация, согласование, контроль исполнения и т.д.). Эти бизнес-функции являются частью более обширных и взаимосвязанных бизнес-процессов документооборота и делопроизводства.

Бизнес-процессы СЭД, в свою очередь, должны рассматриваться как частный случай управления бизнес-процессами всего производства. Так, проекты по внедрению СЭД – это часть общей модернизации предприятия.

И в этой связи возникает вопрос о выборе программных средств для СЭД. Зачастую бизнес-заказчик акцентирует свое внимание только на хранении документов в электронном виде и игнорирует связанные бизнес-процессы. Разумеется, игнорирует не полностью: вопрос типа «А можно ли в данной системе согласовать документ?», как правило, задается. Ответ на него бывает утвердительным, поскольку развитая система хранения документов содержит в каком-то виде подсистему автоматизации рабочих процессов. И на этом заказчик успокаивается. Но вся загвоздка в деталях.

Вот только несколько вопросов, влияющих на решение о выборе системы:

• бизнес-процессы какой сложности могут быть реализованы;
• поддерживается ли стандартная нотация BPMN 2 (Business Process Management Notation, версия 2);
• возможна ли интеграция с внешними системами;
• какие требования к функционалу поиска документов («Весной прошлого года на собрании акционеров был представлен документ, в котором упоминалась конкурирующая компания. Как его найти?»);
• какого вида статистическая отчетность может быть создана системой?

Далеко не всегда хранилища документов предоставляют весь необходимый функционал, связанный с жизненным циклом документов. Зато специализированные BPM-системы предоставляют гораздо больше возможностей как по управлению жизненным циклом, так и по подготовке данных для поиска и отчетности.

Вывод: при реализации СЭД необходимо правильно сформулировать требования к будущей системе и рассматривать по меньшей мере связку программных продуктов «Хранилище документов» и BPM, особенно в контексте перспективы автоматизации и других бизнес-процессов компании.

ЮРИЙ СОЛОВКИН, начальник Управления организации проектов банка «Интеркоммерц»

1. Решая внедрить СЭД в банке, как, впрочем, и в других отраслях, необходимо ответить на главный вопрос: какой уровень документооборота нужен? Если просто согласование-канцелярия, то это одно решение, если для формализации бизнес-процессов, то решение будет куда более емким.

Оставайтесь реалистами, не предъявляйте к системе завышенных требований. Коэффициент запаса по производительности, масштабируемости и доступности должен быть в разумных пределах – с учетом максимального прогноза по росту документопотока и численности организации. В процессе внедрения СЭД или ЕСМ системы нельзя упускать из вида такие ключевые моменты, как:

• наличие территориально-распределенных подразделений. Cпособность СЭД обслуживать большое количество пользователей через разные, в том числе и «узкие», каналы связи. Этот фактор обусловливает требования к системе по организации удаленного доступа к информации, к синхронизации данных в корпоративной сети банка и т.д.;
• маршрутизация и многопоточность. Маршрутизация бизнес-процессов и документооборот внутри одной системы всегда легче настраиваются и теснее привязываются к ее объектам. При этом, помимо простой передачи информации от одного этапа процесса к другому, могут решаться и дополнительные задачи, например, рассылка оповещений участникам;
• недостаточная мотивация сотрудников к работе с СЭД. Низкий уровень их технических знаний, а также ошибочное и неполное определение круга задач, которые должны покрываться решением. Один из вариантов, с помощью которых можно «подтолкнуть» сотрудников к более быстрому освоению системы, – приказ, запрещающий работать с внутренними документами, если они не были созданы, зарегистрированы и запущены на согласование с помощью СЭД. Как результат, все документы, требующие согласования, оказываются в электронной системе. Важно также сформулировать ясную цель внедрения системы и четко прописать обязанности всех сотрудников, которые будут работать с ней. Пристальное внимание должно быть уделено и вопросам обучения будущих пользователей;
• наличие бумажного архива большого объема. В случае большого бумажного архива в СЭД крайне необходимо наличие интегрированного средства для массового ввода документов;
• защита информации. Система должна обеспечивать безопасность информации и не вступать в конфликт с уже использующимися средствами и инструментами защиты данных.

2. Электронная подпись (ЭП) может служить надежным и удобным механизмом защиты информации от подделки и любых попыток искажения, одновременно обеспечивая строгую взаимную аутентификацию пользователя и сервера; гарантированную аутентичность передаваемой в рамках приложения информации; юридическую значимость электронных документов, подписанных ЭП. Использование ЭП наиболее актуально для информационных систем (дистанционного банковского обслуживания (ДБО), электронных торговых площадок (ЭТП), электронного документооборота (ЭДО) и т.д.), где обязательно требуется юридическая значимость действий пользователей. При внедрении ЭП важно выбирать надежного поставщика криптоуслуг под реализуемые задачи. Например, для использования ЭП в государственных организациях до последнего времени необходима была их сертификация в ФСБ, без чего невозможно было применение так называемой квалифицированной электронной подписи – обязательного средства общения в электронной форме с государственными органами. Однако в соответствии с постановлением Правительства РФ от 25.01.2013 г. №33 для предоставления услуг населению в электронной форме через порталы органов государственной власти и органов муниципального управления теперь можно использовать так называемую простую электронную подпись, средства создания и проверки которой уже не требуют обязательной сертификации в ФСБ. Это значительно расширяет область применения ЭП – от систем электронной торговли или дистанционного банковского обслуживания до обмена по каналам сети Интернет с органами государственной власти и муниципального управления.

3. Важным аспектом является невозможность обеспечивать безопасность конфиденциальной информации на мобильных устройствах теми же средствами, что и на PC. Это происходит из-за архитектурных ограничений мобильных устройств и отсутствия в мобильных операционных системах поддержки российской криптографии. Концепция BYOD (BringYourOwnDevice, «принеси свое собственное устройство») уже принята многими организациями, которые поняли, что преимущества для бизнеса от использования сотрудниками собственных смартфонов и планшетов гораздо больше, чем риски.

Если вы решили внедрять мобильное приложение, главный критерий – с системой должно быть удобно работать, все должно быть понятно без чтения документации, к чему уже привыкли мобильные пользователи. Пусть это отчасти субъективно, однако первое впечатление очень важно. Обратите внимание на поддержку различных форм-факторов – для планшета и смартфона нужны разные интерфейсы. Конечно, читать документы со смартфона едва ли удобно, но быстро ответить на вопрос, перенаправить поручение, прочитать уведомление о срочном задании – все эти вещи вполне можно делать и с маленького экрана. Ценовая политика в отношении мобильных версий – отличный индикатор понимания разработчиком ECM парадигмы мобильности.

ДМИТРИЙ ПУДОВ, главный специалист отдела стратегического развития ДИТ АИЖК

1. В настоящее время понятие «система электронного документооборота» прочно вошло в жизнь любого современного бизнеса. Определяющим фактором при переходе с бумажного документооборота на электронный является постоянно увеличивающийся объем документов в компании и необходимость их хранения длительное время. Плюсы электронного документа очевидны. Во-первых, уменьшение затрат на расходные материалы и технику (бумага, картриджи, принтеры). Во-вторых, сильно сокращаются сроки согласования документов и, как следствие, снижаются затраты на хождение документа внутри компании, а также все документы и их история доступны из одного интерфейса. В-третьих, возможность построения архивной базы данных с возможностью моментального поиска любого документа.

Основные проблемы, возникающие при внедрении системы электронного документооборо-та, по большей части связаны с человеческим фактором и несовершенным законодательством в вопросах делопроизводства в нашей стране.

Специалисты, годами имеющие дело с бумажными документами, давно выработали свои собственные привычки, и переход на безбумажный документооборот оказывается в ряде случаев непреодолимым стрессом.

Также до сих пор в современном российском делопроизводстве существуют документы, хранение которых в бумажном виде обязательно на законодательном уровне. Это связано с отсутствием правовой базы, закрепляющей равнозначное юридическое значение бумажного документа и его электронного аналога.

Еще одно значимое препятствие на пути к полному отказу от бумаги – это неустойчивые бизнес-процессы на предприятии. Когда в компании постоянно меняются руководители, ответственные за тот или иной блок процессов, порядок согласования документации.

В ряде случаев высшее руководство не осознает, что проект по внедрению системы электронного документооборота – это стратегическая инвестиция, нацеленная на долгосрочную перспективу. СЭД напрямую не генерирует прибыль для компании. Экономический эффект достигается увеличением операционной эффективности всех вовлеченных в документооборот процессов, что крайне сложно измерить в денежном выражении.

Развитие бизнеса не стоит на месте, как и развитие информационных технологий. Все больше процессов компании переходит в виртуальную плоскость, использует СЭД и в качестве транспорта документации между адресатами внутри компании, и как хранилище сканированных версий документов контрагента, и как систему обмена данными с партнерами по всему миру. Электронный документооборот быстро занимает центральное место в жизни любой компании. Компании, в свою очередь, разрастаются до огромных холдингов с филиалами по всему миру. Еще одна очевидная проблема вытекает из эволюционных процессов бизнеса – эффект отставания электронного документооборота от развития процессов компании. Это явление характерно для систем, внедренных в эпоху технологического бума начала 2000-х. СЭД не успевает эволюционировать под увеличивающийся объем электронной документации, что приводит к резкому падению производительности системы в целом и процессов делопроизводства в частности. В последние годы на профессиональных сайтах и форумах, посвященных тематике электронного документооборота, стали часто появляться статьи из различных источников о перевнедрении СЭД на предприятиях.

Также стоит упомянуть о риске моновендорного решения. Он возникает в результате внедрения системы, разработчик которой имеет исключительные права на внедрение и сопровождение готового решения. В случае разрыва отношений с таким разработчиком по какой-либо причине готовое решение будет некому поддерживать и развивать, что неминуемо приведет к перевнедрению системы на новую платформу, дополнительным затратам и потере времени.

2. При переходе на безбумажную форму оборота документации наряду с прочими возникает вопрос о механизмах защиты информации, участвующей в электронном документообороте. Ответом на этот важный вопрос стало внедрение во все современные СЭД инструмента подписания документов юридически значимой электронной подписью. Инструмент универсальный, применяется для подписания документов, в том числе финансовых и бухгалтерских.

В банковской среде электронная цифровая подпись или ЭЦП стала активно применяться в системах «клиент-банк». Если раньше организации осуществляли обмен документами со своим банком в бумажном виде, то с внедрением информационных систем класса «клиент-банк» все финансовые операции переместились в виртуальное пространство. И для подтверждения юридической значимости поручений стала применяться ЭЦП.

В последние годы активно развивается направление электронного документооборота с партнерами. Он невозможен без криптографичес-кой защиты юридически значимой документации, в том числе содержащей информацию, имеющую грифы секретности.

Такой обмен стал возможен только в результате развития средств электронной подписи, которая обеспечивает надежную защиту и гарантирует юридическую чистоту и значимость полученных адресатом документов.

3. Сегодня все больше товаров и услуг с физических площадок перемещается на виртуальные витрины. Повсеместное проникновение Интернета во все сферы жизни за последние годы и создание огромного количества мобильных сервисов сформировали новый подход к ведению бизнеса. Если 10 лет назад разработчики декларировали чудодейственные способности своих решений для стационарных компьютеров, позволяющие, не выходя из дома, решить все необходимые задачи, то теперь в эру тотальной «мобилизации» все свои задачи можно решить из любой точки мира. Создатели СЭД-решений идут в ногу со временем. Для большинства современных систем созданы мобильные клиенты, позволяющие в реальном времени выполнять множество операций, будь то подписание распорядительного документа или согласование договора. Стоит упомянуть о мобильных клиентах сторонних производителей. Часто функционал этих систем богаче инструментария, предлагаемого разработчиком стационарной версии СЭД.

Но у мобильных устройств и приложений есть и свои очевидные минусы. В силу специфики самих устройств, например, отсутствия полноценной кнопочной клавиатуры, работа с большими документами становится очень трудоемкой. За мобильность приходится платить, и плата в данном случае – это скромные функциональные возможности мобильных СЭД-решений в сравнении с их старшими собратьями для стационарных компьютеров.

Тогда как для топ-менеджмента, выполняющего контроль исполнителя поручений и не занимающегося созданием документов самостоятельно, данный функционал – незаменимый помощник в работе.

Проект по внедрению системы электронного документооборота – это стратегическая инвестиция, нацеленная на долгосрочную перспективу. СЭД напрямую не генерирует прибыль для компании

АЛЕКСЕЙ ДОБРОВОЛЬСКИЙ, директор по разработке программного обеспечения компании КРОК

1. Самый главный подводный камень, о котором нужно всегда помнить, заключается в том, что внедрение СЭД – это не айтишный проект. В первую очередь это большой и очень сложный организационный проект по изменению каждодневной работы сотен или тысяч пользователей организации. Недооценка этого факта приводит или к провалу проекта, или к существенным проблемам.

Сергей Плаунов, руководитель направления BPM и ECM компании КРОК

2. Основная задача электронной подписи (ЭЦП) – перевести в электронный вид те сделки, транзакции, решения и договоренности, которые ранее требовали ручного подписания бумажных документов. Уход от бумаги имеет много прямых и косвенных преимуществ, поэтому сегодня технологии электронной подписи получают широкое распространение.

Современное законодательство позволяет использовать для широкого круга сделок как простые ЭЦП, так и усиленные, то есть построенные на основе криптографических технологий.

На практике в отношениях между организациями, а также организаций с их клиентами применяются усиленные криптографические электронные подписи. Это объясняется повышенной надежностью применяемой технологии, а значит, и высоким уровнем доверия участников сделки.

Однако есть одно «но» – участники сделки должны заранее получить сертификат и ключи электронной подписи. Для сделок между организациями это не является серьезным препятствием, чего не скажешь о сегменте массовых услуг и торговли. Если магазин начнет требовать от покупателя наличия ключа усиленной электронной подписи для покупки товара в кредит, он тут же лишится значительной доли клиентов.

Поэтому в этом секторе бизнеса вместо усиленной используется рукописная ЭЦП – клиент или покупатель расписывается прямо на электронном табло поверх изображения подписываемого документа. При этом однозначная связь документа с экземпляром подписи гарантируется встроенными криптографическими технологиями.

Такой сценарий идеально сочетает в себе близкую к традиционной «бумажной» процедуру подписания документа и высокую надежность.

Если магазин начнет требовать от покупателя наличия ключа усиленной электронной подписи для покупки товара в кредит, он тут же лишится значительной доли клиентов

В начало⇑

Комментарии отсутствуют

Комментарии могут отставлять только зарегистрированные пользователи