апрель    2024

Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс
1	2	3	4	5	6	7
8	9	10	11	12	13	14
15	16	17	18	19	20	21
22	23	24	25	26	27	28
29	30

показать все 

12.04.2024

На RIGF 2024 обсудили ключевые вопросы цифрового развития России

Читать далее 

09.04.2024

OS Day 2024: «Архитектурные аспекты безопасности операционных систем»

Читать далее 

09.04.2024

Биометрические пароли и карманные дата-центры: россияне рассказали, чего ждут от «Экономики данных»

Читать далее 

08.04.2024

«БКС Мир инвестиций» выбирает продукты компании «Газинформсервис»

Читать далее 

показать все 

11.04.2024

5 способов повысить безопасность электронной подписи

Читать далее 

05.04.2024

Мотивируй, не то проиграешь!

Читать далее 

22.03.2024

В 2024 году в России и мире вырастут объемы применения AR/VR 

Читать далее 

25.02.2024

Цифровые технологии: надежды и риски

Читать далее 

05.02.2024

Будут ли востребованы услуги технической поддержки софта Oracle в России в ближайшие годы?  

Читать далее 

31.01.2024

Здания с признаками интеллекта. Как Сергей Провалихин автоматизирует дома и производства

Читать далее 

22.09.2023

Эпоха российской ориентации на Запад в сфере программного обеспечения завершилась

Читать далее 

22.09.2023

Сладкая жизнь

Читать далее 

22.09.2023

12 бизнес-концепций, которыми должны овладеть ИТ-руководители

Читать далее 

22.09.2023

Проще, чем кажется. Эталонная модель документооборота или краткое руководство по цифровой трансформации

Читать далее 

показать все 

Главная / Архив номеров / 2013 / Выпуск №5 (28) / ИТ в управлении сетью аптек. Документооборот, CRM, бизнес-процессы. Опыт использования платформы eDocLib

Рубрика: Тема номера /  ИТ-решения для малого и среднего бизнеса

Евгений Захарченко, ИТ-обозреватель

ИТ в управлении сетью аптек
Документооборот, CRM, бизнес-процессы. Опыт использования платформы eDocLib

В любой успешно функционирующей, а значит, поступательно растущей компании малого и среднего бизнеса наступает момент, когда становится понятно, что прежние механизмы управления, коммуникаций и обмена информацией больше не работают. Самый наглядный случай – взаимодействие нескольких офисов, территориально удаленных друг от друга

Разумеется, ИТ-решение для автоматизации – это только часть дела. Но отлаженный порядок в технологиях значительно повышает шансы на общий успех, а заодно и позволяет переосмыслить роль технологий и ИТ-менеджеров в бизнесе компании.

Задачи и решения

Что же из огромного количества программных продуктов действительно необходимо малому и среднему бизнесу? Среди наиболее востребованных запросов бизнеса – организация документооборота, управление заданиями, управление согласованием договоров и контроль исполнения обязательств, управление взаимодействием с клиентами (CRM), управление качеством сервиса. Для каждой из этих задач существуют хорошо зарекомендовавшие себя программные продукты. Другой вопрос в том, что для среднего, а тем более малого бизнеса стоимость подобных решений слишком высока, да и большая часть функционала останется невостребованной. Разумеется, в каждой области есть множество тонкостей и деталей, но для средних компаний они, как правило, не слишком актуальны. Кроме того, при использовании нескольких различных решений автоматически возникает вопрос их интеграции между собой, а это, в свою очередь, тоже время и деньги.

Если теперь посмотреть на все перечисленные задачи с точки зрения аналитика, то все они сводятся к двум – хранению объектов определенного вида и обработке этих объектов (передаче от одного пользователя к другому) по определенному набору правил. То есть, по сути дела, система управления контентом (или ECM), обладающая достаточной гибкостью настроек, при соответствующей доработке может обеспечить весь перечисленный функционал (документооборот, CRM, helpdesk, бизнес-процессы) для малого и среднего бизнеса.

До недавнего времени на рынке практически не было доступных для среднего бизнеса коммерческих ECM-решений, обладающих достаточной гибкостью для решения всех перечисленных задач. Одним из первых подобных продуктов стала платформа eDocLib, постепенно появляются и другие аналогичные решения.

Платформа eDocLib, разработка компании «Электронные Офисные Системы», изначально реализована по технологии тонкого клиента, то есть доступ к хранимой информации может осуществляться с помощью веб-браузера практически с любого компьютера или мобильного устройства. Для хранения данных используются СУБД MS SQL либо Oracle, что обеспечивает высокую скорость извлечения данных. Решение включает в себя простой и интуитивно понятный конструктор объектов, средства Object Relational Mapping для отображения созданных объектов в СУБД, конструктор форм и поисковых запросов для создания пользовательских интерфейсов, механизм для конструирования бизнес-процессов. Практически eDocLib представляет собой законченное решение для хранения и обработки объектов произвольного вида, отличающееся исключительной гибкостью настройки и конфигурирования как с помощью визуальных конструкторов, так и на уровне написания собственных процедур обработки событий или доступа к объектам системы по API.

Рисунок 1. Реализуемые решения и их компоненты

Практический опыт

Региональная сеть аптек «Первая помощь», управляющая сетью из 80 аптек, завершившая очередной этап внедрения ECM-платформы eDocLib, –довольно наглядный пример для того, чтобы оценить результаты внедрения.

«Решение о необходимости внедрения системы электронного документооборота было принято в первой половине 2011 года», – рассказывает Евгений Чистяков, руководитель отдела ИТ сети аптек «Первая помощь».

Первоначально задача выглядела следующим образом: организовать регистрацию и хранения документов (договора, письма, служебная переписка); обеспечить их поиск и возможность отслеживания изменений (договора, письма, служебная переписка и прочее); вести учет поручений по текущим задачам и контроль их исполнения.

Выполнение работ по организации электронного документооборота было доверено компании «КС-Консалтинг», региональному партнеру компании «Электронные Офисные Системы». В качестве наиболее подходящего решения специалисты «КС-Консалтинг» предложили ECM-платформу eDocLib, предоставляющую не только весь необходимый функционал для электронного документооборота, но и возможности по хранению и обработке практически любой корпоративной информации. Одновременно было предложено использовать конфигурацию «eDocLib:Актив-Бизнес», собственную разработку «КС-Консалтинг».

«Конфигурация «Актив-Бизнес» представляет собой готовое решение на платформе eDocLib для управления заданиями, автоматизации задач маркетинга и продаж, договорной работы. Такие задачи актуальны в любой компании среднего бизнеса, но готовые решения и доступные по цене на рынке отсутствовали. Опираясь на функционал eDocLib и потребности наших клиентов, мы разработали законченную коробочную конфигурацию», – комментирует Андрей Балабанов, генеральный директор «КС-Консалтинг».

Практически сразу после установки платформы eDocLib благодаря веб-интерфейсу была решена задача организации доступа к нормативным документам компании из удаленных подразделений (аптечных пунктов). Одновременно путем нескольких несложных настроек была решена и обратная задача – сбор актуальной информации о работе аптечных пунктов – состоянии склада, объемах продаж и т.п. Если раньше с каждой точки продаж отчеты поступали по электронной почте в произвольном формате и их обработка требовала определенного времени, то теперь руководство компании получило не только возможность отслеживать актуальную ситуацию, но и наглядный инструмент для анализа данных по продажам и построения сводных отчетов.

В соответствии с первоначально поставленными задачами на платформе eDocLib были реализованы функции классического документооборота – регистрация, выдача поручений, контроль исполнения, согласование внутренних документов и т.п.

Каждый пользователь системы получил свое индивидуально настроенное рабочее место с доступом к необходимым документам и информации. К примеру, бухгалтер – к информации о счетах, договорах и сопроводительных документах. Сотрудник отдела продаж – о поступающих запросах и истории контактов. Был автоматизирован процесс договорной работы – от первичного контакта с контрагентами до согласования договоров внутри компании и контроля сроков исполнения договорных обязательств. Важно заметить, что данные по клиентам, договорам хранятся в единой системе, и довольного легко получить всю «историю вопроса» по любому заданию, договору или счету.

Рисунок 2. Рабочее место с настройками бухгалтера

Система управления заданиями оказалась востребованной и в самом ИТ-отделе. Учет заявок в ИТ-отдел от аптечных пунктов и ведение «базы знаний» позволили оптимизировать работу службы helpdesk и повысить уровень сервиса.

«Нам удалось сократить время решения некоторых вопросов, создать единое информационное пространство для сотрудников и единую «базу знаний» с учетом разграничения прав доступа. Внедрение данной системы или подобных  жизненно необходимо при возрастающем объеме документов и количестве сотрудников, которым нужен оперативный, ранжированный доступ к ним. Сейчас сложно оценить экономический эффект от внедрения подобной системы. Но то, что ее использование позволит избежать потерь в дальнейшем (как временных, так и финансовых), – это факт», – отмечает Евгений Чистяков.

В начало⇑

Комментарии отсутствуют

Комментарии могут отставлять только зарегистрированные пользователи