апрель    2024

Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс
1	2	3	4	5	6	7
8	9	10	11	12	13	14
15	16	17	18	19	20	21
22	23	24	25	26	27	28
29	30

показать все 

22.04.2024

Сообщество цифровых управленцев «я-ИТ-ы» проводит ЗАКРЫТУЮ встречу в рамках выставки «Связь-2024»!

Читать далее 

18.04.2024

Ассоциация разработчиков «Отечественный софт» отметила 15-летие

Читать далее 

17.04.2024

РДТЕХ представил Технологическую карту российского ПО 2023

Читать далее 

16.04.2024

RAMAX Group получила партнерский статус уровня Gold по продукту Tarantool

Читать далее 

показать все 

18.04.2024

5 способов повысить безопасность электронной подписи

Читать далее 

18.04.2024

Как искусственный интеллект изменит экономику

Читать далее 

18.04.2024

Неочевидный САПР: выход ПО за рамки конструкторской деятельности

Читать далее 

18.04.2024

Скоро некому будет делать сайты и заниматься версткой

Читать далее 

18.04.2024

Цифровая трансформация в энергетике: как запустить проект с максимальным финансовым эффектом?

Читать далее 

05.04.2024

Мотивируй, не то проиграешь!

Читать далее 

22.03.2024

В 2024 году в России и мире вырастут объемы применения AR/VR 

Читать далее 

25.02.2024

Цифровые технологии: надежды и риски

Читать далее 

05.02.2024

Будут ли востребованы услуги технической поддержки софта Oracle в России в ближайшие годы?  

Читать далее 

31.01.2024

Здания с признаками интеллекта. Как Сергей Провалихин автоматизирует дома и производства

Читать далее 

показать все 

Главная / Архив номеров / 2013 / Выпуск №2 (25) / О видах и подвидах СЭД на SharePoint

Рубрика: Тема номера /  Корпоративный контент

Александр Осипов, продакт-менеджер системы EOS for SharePoint

О видах и подвидах СЭД на SharePoint

Сегодня многие ИТ-директора поняли преимущества портальных и платформенных решений, в том числе и для автоматизации электронного документооборота. Наиболее популярным трендом последних двух-трех лет является использование платформы Microsoft SharePoint для решения подобных задач

На рынке систем автоматизации документооборота на SharePoint в России есть уже порядка 10-15 решений от разных поставщиков: как мелких, которые занимались ранее аутсорсингом разработки программного обеспечения и созданием корпоративных порталов, так и крупных, специализацией которых как раз и является на 100% разработка СЭД.

Чем отличаются решения друг от друга? Какие из них являются действительно полноценными системами электронного документооборота, а какие решениями для организации корпоративного портала со средствами автоматизации лишь некоторых процессов документооборота, попытаемся разобраться в этой статье.

Виды и подвиды

Если нарисовать схему видов и подвидов решения для автоматизации документооборота на SharePoint, то получится следующая картина (см. рис. 1).

Рисунок 1. Виды и подвиды СЭД на SharePoint

Прежде всего можно поделить все решения для документооборота на два вида, один из которых малозаметен на рынке и редок, и второй – наиболее распространенный. Можно также разделить их на решения, использующие внешние серверы приложений, и решения, созданные на SharePoint и использующие функционал платформы.

Вид первый – с внешним сервером приложений

Разберем первый вид – СЭД на SharePoint с внешними серверами приложений, т.е. с внешней СЭД.

С технической точки зрения выглядит это так. Есть некая внешняя СЭД, корпоративный портал на SharePoint, на котором подключены специальные веб-части, они подключаются к внешней системе и берут оттуда данные, т.е. работают как некий шлюз. Фактически на самом портале ничего не происходит, вся работа происходит во внешней СЭД.

Основной минус такого подхода – система сложна и во внедрении, и в поддержке, и в последующей доработке функционала системы, т.к., кроме настроек SharePoint, придется проводить основные настройки именно на внешней СЭД.

Соответственно придется задействовать разных специалистов, не только по SharePoint, но и тех, которые разбираются во внешней СЭД, что, согласитесь, увеличивает стоимость внедрения и последующей поддержки. Более того, любой технический специалист понимает, что чем больше систем или разных шлюзов задействовано, тем выше риски, больше вероятность сбоя. При таком подходе требования к серверной архитектуре увеличиваются как минимум в два раза. Подобные системы также не являются кроссбраузерными и поддерживают работу клиентов лишь на Internet Explorer. Сегодня подобных систем не так много, их выпустили два крупных вендора СЭД как дополнение к своим основным системам. Популярность, по понятным причинам, подобные решения так на рынке и не обрели.

Перейдем к основному виду решений – это системы, построенные на базе технологий самой платформы Microsoft SharePoint. Самый большой и сложный вид, где потенциальные клиенты как раз и начинают путаться в выборе.

Но прежде чем перейти к ним, хотелось бы затронуть не очень приятный для многих момент – производительность самой платформы Microsoft SharePoint 2010.

О производительности SharePoint

Платформа Microsoft SharePoint по праву завоевала пьедестал мирового ECM-рынка благодаря своему функционалу, гибкости и возможностям, которые она предоставляет. Именно поэтому она успешно используется для построения корпоративных порталов, в том числе в крупных территориально-распределенных международных организациях с численностью пользователей более чем 100 тысяч.

Но нагрузки на корпоративный портал и на СЭД все-таки сильно отличаются. В СЭД сотрудники создают новые документы, система проверяет права доступа, запускает одновременно несколько процессов по одному документу, пользователи выполняют назначенные им задачи, используют поиск по документам и пр. А рост объемов, хранимых в системе данных, с течением времени только увеличивает общую нагрузку и усугубляет проблемы с производительностью.

Единственный способ решения этой проблемы – серьезная переработка и оптимизация внутренних технологических процедур и компонентов платформы SharePoint, используемых в рамках СЭД.

Вид второй и его подвиды

Наибольшее количество решений для автоматизации электронного документооборота на SharePoint как раз и относятся к данному виду, т.е. к системам, созданным на основе технологий самой платформы SharePoint.

Условно их можно поделить также на два подвида: корпоративные порталы с функцией автоматизации ряда задач по документообороту и коробочные полнофункциональные СЭД. Наибольшее количество решений относится к первому типу. Это системы чаще всего от мелких вендоров, но также есть решения от системных интеграторов. Подобные системы решают лишь отдельные задачи документооборота, как то согласование документов, ведение журнала регистрация документов и выдача задач сотрудникам. Чаще всего они являются проектными, а не коробочными решениями, т.к. в системе есть минимум функционала для решения задач документооборота, который необходим для продажи решения, остальное решается уже при внедрении под конкретного заказчика, что опять же негативно сказывается на рисках. Отличительной особенностью подобных систем является отсутствие собственного функционала для маршрутизации процессов (workflow), а также проблема производительности платформы SharePoint.

В подобных системах чаще всего в качестве workflow используется система Nintex, которая, кроме своего основного преимущества – проектирования рабочих процессов в графическом редакторе, имеет целый ряд недостатков:

• Во-первых, стоимость порядка $10 000 версии 2010 Standard Server или $20 000 за Nintex Workflow Enterprise Server. К конечной цене решения необходимо прибавить еще стоимость Nintex.
• При проектировании сложных процессов все-таки потребуется программирование, пусть и немного, но некоторые функции, например, в части отображения тех же кнопок запуска процессов, можно реализовать только путем программирования.
• Некоторая сырость продукта, например, если процесс упал, то перезапуск возможен только с начала, но не с того места, где произошел крах. Это требует соответствующего опыта при построении сложных процессов.
• Nintex в отличие от самой платформы SharePoint 2010 работает только под Internet Explorer.

Также во всех системах в данном подвиде, как сказано выше, не решена проблема производительности самой платформы. Поэтому единственное решение в крупных проектах – наращивание мощности серверного оборудования. Именно поэтому подобные системы редко используются в крупных проектах, но чаще в проектах на 30-100 пользователей, где требуется решить одну какую-либо узкоспециализированную функцию, например, функцию согласования документов с кем-либо на внутреннем портале.

Другой подвид систем на SharePoint является полной противоположностью первому подтипу систем. В данном подвиде присутствует всего две системы, это коробочные полнофункциональные решения на базе технологий платформы SharePoint.

Основное отличие в подходе к реализации системы и решению вопроса производительности. Первая система использует подход, при котором разработчик полностью переработал структуру SharePoint, создал собственную отдельную базу данных, заменил стандартные процедуры и т.п.

Ядро данного решения фактически состоит на 90% из собственной разработки и лишь на 10% использует базовые возможности SharePoint (авторизация, хранилище, API). Такой подход, безусловно, положительно сказался на быстродействии системы, но плохо сказался на:

• возможностях доработки системы собственными силами заказчика. Фактически любая серьезная доработка потребует привлечения разработчика, т.к. от стандартноой SharePoint там осталось лишь 10%;
• возможность перехода системы с одной версии платформы на другую также усложняется из-за того, что в угоду производительности полностью переписали элементы SharePoint и структуру хранения.

Более того, подобный подход усложнил и администрирование данной системы, т.к. пришлось отказаться от стандартной панели администратора в пользу своей, которая использует специальную систему настроек с помощью таблиц, а также негативно сказался на возможностях настройки рабочих-процессов (workflow).

Вторая система из данного подвида использует совершенно другой подход к решению поставленной задачи. Систему по праву можно назвать полнофункциональной СЭД, т.к. она была разработана одним из крупнейших российских игроков рынка СЭД при совместном участии Microsoft. Система изначально создавалась на основе требований российского законодательства и ГСДОУ.

Что касается вопроса производительности платформы SharePoint для задач СЭД, то разработчик данной системы пошел по собственному пути – соблюдения баланса между двумя описанными выше «крайностями». Это означает, что функции, эффективно реализованные в самой платформе, были оставлены без изменений на стороне SharePoint.

К ним относятся прежде всего поля карточек, бизнес-процессы (workflow), разрешения на доступ, гибкие настройки списков и библиотек. Помимо прочего, это также позволяет сохранить легкость перехода на новые версии платформы Microsoft.

В то же время те компоненты, которые вызывают реальные проблемы с производительностью, были оптимизированы либо полностью заменены на элементы собственной разработки. При этом переработке подверглись исключительно «сервисные» механизмы, которые были просто адаптированы под характерные для СЭД нагрузки.

Именно поэтому эта система заслуженно на протяжении многих лет является самой популярной СЭД на SharePoint в России и вызывает повышенный интерес как у коммерческих организаций, так и государственных, для которых особенно важно соблюдение требований ГСДОУ и автоматизация полного жизненного цикла документа.

***

Этой системой является EOS for SharePoint, разработчик которой – лидер отрасли электронного документооборота – компания ЭОС («Электронные Офисные Системы»), знакомая многим по другим своим решениям в области СЭД.

В начало⇑

Комментарии отсутствуют

Комментарии могут отставлять только зарегистрированные пользователи