|
Оперативное управление и инструменты современной СЭД
Главная /
Архив номеров / 2013 / Выпуск №2 (25) / Оперативное управление и инструменты современной СЭД
Рубрика:
Тема номера /
Корпоративный контент
Facebook
Мой мир
Вконтакте
Одноклассники
Google+
 Владимир Андреев, президент «ДоксВижн»
Оперативное управление и инструменты современной СЭД
Одна из составляющих корпоративной информационной системы – это документы, корреспонденция и архивные данные. Все современные системы электронного документооборота успешно реализуют функции управления процессами обработки подобной информации. Но если мы говорим о контроле исполнения заданий? Насколько эффективна работа с заданиями и поручениями с помощью СЭД? И стоит ли вам задуматься о том, не пора ли вашей компании ввести новую систему контроля выполнения текущих задач и перейти на новый уровень управления?
Контроль сроков и качества исполнения заданий и поручений – одна из важнейших составляющих любого рабочего процесса и может стать головной болью любого руководителя.
Современные СЭД, позволяющие решать задачи, выходящие далеко за границы задач автоматизации традиционного документационного обеспечения управления (ДОУ), могут реализовать самые разнообразные функции управления процессами обработки информации, которые не автоматизируются другими подсистемами корпоративной информационной системы.
При этом одной из важнейших подсистем, используемой в различных процессах, является подсистема управления заданиями и соответствующие средства контроля исполнительской дисциплины.
Задания могут порождаться в различных контурах автоматизации, например при формировании резолюций по документам, в процессе согласования договоров, утверждения финансовых документов, в процессе обработки этапов проекта и т.д. Если все эти процессы реализованы в интегрированной СЭД, то пользователь работает с ними унифицированным способом.
Это, с одной стороны, упрощает его взаимодействие с различными приложениями. А с другой – обеспечивает унифицированные средства контроля исполнительской дисциплины для менеджеров, которые могут легко отслеживать нарушения в процессах обработки информации в рамках унифицированных отчетов по исполнительской дисциплине.
Как показал опыт внедрения СЭД, эти же инструменты – средства управления заданиями и контроля исполнительской дисциплины, могут быть использованы и для решения общих задач оперативного управления в организациях. Это касается практик управления, которые называются директивными, которые, в отличие от задач, возникающих в ДОУ, контурах процессного или проектного управления, существенно меньше формализованы и не описаны в регламентах. Для них не существует заранее определенной последовательности действий и, соответственно, разработанных шаблонов бизнес-процессов. Таких задач в любой организации огромное количество.
В качестве примера можно привести обработку устных распоряжений руководителя, инициативные поручения сотрудников, контроль исполнения решений планерок и совещаний, обработку запросов контрагентов и жалоб граждан. Соотношение директивных, процессных и проектных методик управления зависит от степени зрелости управления и специфики бизнеса.
В молодой растущей компании, как правило, степень формализации процессов и, соответственно, их автоматизация находятся на начальном уровне, и все управление происходит именно в директивном контуре. Так же это касается новых направлений в деятельности зрелого бизнеса или ситуаций, в которых происходят изменения в организационной структуре и, соответственно, процессах управления.
Одним словом, контур директивного управления присутствует в любой организации и требует автоматизации. Но как можно автоматизировать что-то плохо формализованное? И тут нам на помощь приходят соответствующие инструменты СЭД.
Давайте кратко остановимся на возможностях этих инструментов на примере их реализации в платформе Docsvision 5.
Работа с заданиями
Основной объект, с которым работает пользователь системы – задание. Задание несет описание того, что должно быть выполнено. При необходимости к заданию могут быть приложены файлы документов, электронные формы или ссылки на объекты внешних приложений (например документ ERP системы), то есть вся необходимая для выполнения задания информация.
Задание может создаваться вручную или автоматически в том случае, если задание является этапом структурированного бизнес-процесса.
Задание обязательно должно содержать информацию об ожидаемых сроках выполнения, причем время окончания может быть установлено вручную или автоматически, рассчитано по продолжительности и графику работы сотрудника, который фиксируется в бизнес-календаре.
Если исполнитель задания решит, что необходимо делегировать исполнение задания другому исполнителю, то он может либо передать его (без возврата, в этом случае исполнителем задания становится другой сотрудник) или делегировать (с возвратом – для того чтобы завершить задание от своего имени).
Помимо этого сложное задание может быть декомпозировано, то есть исполнитель может создать подчиненные здания, назначить для них исполнителей и сроки исполнения и даже определить последовательность исполнения этих заданий.
Различные подчиненные задания могут содержать подмножества полученных в задании артефактов, для их обработки. Подчинённые задания, в свою очередь, так же могут быть декомпозированы, и таким образом все участники процесса «на лету» (ad‑hoc) могут отслеживать всю историю исполнения задания, анализируя «дерево исполнения».
Средства настройки СЭД позволяют не только определять права на выполнения различных операций с заданиями, но и специализировать интерфейс задания для различных сотрудников, предоставляя только те данные и элементы управления, которые необходимы пользователю для выполнения задания.
В случае необходимости возможно так же программное расширение функций задания для получения от исполнителя специфической информации или в случае необходимости выполнения каких-либо специфических, не реализованных в базовой поставке системы действий.
Варианты доступа к информации о заданиях
Пользователь может получить доступ к заданию различным способом – либо с помощью универсального клиентского рабочего места СЭД, в котором настроены фильтры для обработки заданий, например: важные, не начаты, просроченные и т.д.
Помимо этого получать и назначать задания Docsvision можно с помощью специального расширения Microsoft Outlook, что делает работу с заданиями СЭД максимально похожей на стандартные сценарии работы с информацией в Outlook.
В том случае если в организации развернут внутрикорпоративный портал на базе Microsoft SharePoint, то доступ к заданиям может осуществляться непосредственно с портала. В описанных случаях пользователь, работая с привычными инструментами, может вообще не догадываться, что он работает в приложении СЭД.
В том случае, если сотрудник организации часто находится вне офиса, в его распоряжение могут быть предоставлены специальные мобильные рабочие места на планшете IPad или на Android смартфоне.
Контроль исполнительской дисциплины (КИД)
Для контроля исполнительской дисциплины могут использоваться различные инструменты. Например, агрегированные отчеты, которые показывают различные метрики, такие, как количество незавершенных в срок заданий для различных подразделений и сотрудников.
Также могут быть получены отчеты по текущему состоянию обработки заданий. Эти отчеты позволяют выводить не только информацию о заданиях, но и различные KPI, выделять отдельные, например просроченные, задания цветовыми метками и т.д. Структура отчетов КИД может быть гибко адаптирована для нужд конкретной организации.
В случае получения детальной информации о состоянии обработки отдельного задания (например, для расследования какого-либо инцидента) имеется возможность отслеживать всю историю исполнения как по журналам, так и по «дереву исполнения задания», в системе хранится вся детальная информация о том, кто, что и когда делал в рамках исполнения задания.
Агрегация заданий
Как показал опыт, в любой организации существует не одно, а множество источников заданий, при этом для их обработки пользователи вынуждены использовать различные инструменты.
Вот несколько примеров – корпоративная СЭД, система управления бизнес-процессами, системы управления проектами, система планирования, задания, получаемые с корпоративного портала, и т.д. Также источником заданий является получаемая электронная почта.
Наличие множества источников заданий не просто затрудняет работу пользователя, но и делает невозможным организацию общих средств контроля загрузки и исполнительской дисциплины сотрудников.
Подсистема обработки заданий в СЭД может решить эту проблему и агрегировать все получаемые пользователем задания в едином месте. Система Docsvision содержит необходимые инструменты и программные шлюзы для реализации таких сценариев.
***
Помимо удобства контроля исполнительской дисциплины подобная агрегация позволит использовать всю мощность инструментов управления заданиями СЭД для обработки заданий из прикладных систем. В начало⇑
Facebook
Мой мир
Вконтакте
Одноклассники
Google+
Комментарии отсутствуют
Комментарии могут отставлять только зарегистрированные пользователи
|
_cover.jpg)
_cover.jpg)
_cover.jpg)
_cover.jpg)
