апрель    2024

Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс
1	2	3	4	5	6	7
8	9	10	11	12	13	14
15	16	17	18	19	20	21
22	23	24	25	26	27	28
29	30

показать все 

18.04.2024

Ассоциация разработчиков «Отечественный софт» отметила 15-летие

Читать далее 

17.04.2024

РДТЕХ представил Технологическую карту российского ПО 2023

Читать далее 

16.04.2024

RAMAX Group получила партнерский статус уровня Gold по продукту Tarantool

Читать далее 

12.04.2024

На RIGF 2024 обсудили ключевые вопросы цифрового развития России

Читать далее 

показать все 

19.04.2024

Все о 1С Фреш: подключение, тарифы, техническая поддержка

Читать далее 

18.04.2024

5 способов повысить безопасность электронной подписи

Читать далее 

18.04.2024

Как искусственный интеллект изменит экономику

Читать далее 

18.04.2024

Неочевидный САПР: выход ПО за рамки конструкторской деятельности

Читать далее 

18.04.2024

Скоро некому будет делать сайты и заниматься версткой

Читать далее 

18.04.2024

Цифровая трансформация в энергетике: как запустить проект с максимальным финансовым эффектом?

Читать далее 

05.04.2024

Мотивируй, не то проиграешь!

Читать далее 

22.03.2024

В 2024 году в России и мире вырастут объемы применения AR/VR 

Читать далее 

25.02.2024

Цифровые технологии: надежды и риски

Читать далее 

05.02.2024

Будут ли востребованы услуги технической поддержки софта Oracle в России в ближайшие годы?  

Читать далее 

показать все 

Главная / Архив номеров / 2015 / Выпуск №9 (52) / Не меняйте проекты, как перчатки. Часть 7. Пиар и маркетинг проектов ИТ

Рубрика: ИТ-управление

 Марина Аншина, председатель Комитета по стандартам, Российский Союз ИТ-директоров

Не меняйте проекты, как перчатки.
Часть 7. Пиар и маркетинг проектов ИТ

C этим в большинстве проектов все обстоит из рук вон плохо. Попытаемся обсудить, как улучшить ситуацию

К седьмой статье цикла у меня совершенно предсказуемо накопилась определенная усталость и появилось ощущение, что все уже сказано и новым идеям по теме «Управление проектами ИТ» возникнуть неоткуда. Иссяк источник вдохновения…

Поэтому я решила перечитать все, что написала до этого (все шесть статей), во-первых, в поиске новых идей, а во-вторых, чтобы «Вспомнить все». И тут оказалось, что на многие темы под углом пиара и маркетинга ИТ-проектов можно взглянуть совершенно по-новому. Я ободрилась и почувствовала новый прилив сил. Тем более совершенно уверена, что, во-первых, пиар и маркетинг для ИТ-проектов необходимы, во-вторых, что их всегда мало или они просто отсутствуют. Во всяком случае, в российских компаниях.

Во многом это объясняется необыкновенно быстрым ростом популярности ИТ, среди других областей деятельности выглядящим этаким выскочкой, который, обойдя многих «более достойных и заслуженных», совершенно неожиданно взлетел (или взлетает) на вершины власти. Не машите на меня руками – именно взлетает, потому что без ИТ не может обойтись ни одно предприятие, его положение и само существование зависят от ИТ с каждым годом все больше, а качество проектов и процессов ИТ все чаще становится той драгоценностью, которую разумная компания лелеет и бережет.

Однако взлет взлетом, а отношение к ИТ общества – в масштабах государства – и сотрудников с партнерами – в масштабах организации – меняется намного медленнее. Поэтому ИТ во многих компаниях все еще считается чем-то неважным, вспомогательным, тем, что приходится терпеть, чтобы быть не хуже других. То есть ИТ – это такая Золушка, которая все еще в золе, хотя на самом деле уже едет на бал.

Такое противоречие порождает множество проблем.

Для компании

Недостаток внимания катастрофически сказывается на результатах развития ИТ, что, в свою очередь, отрицательно влияет на деятельность компании, ее положение на рынке, привлекательность для клиентов, финансовые результаты.

Практически все ИТ-инициативы, включая ИТ-проекты, обречены если не на неудачу, то на плохие результаты и низкую эффективность.

Возможности современных ИТ остаются не востребованы, новые технологии не используются (или используются слабо), проекты выполняются реже, чем нужно и хочется, и обычно мельче, чем компания может себе позволить. Все это приводит к отставанию от конкурентов, потере рыночных позиций, падению прибыли. Особенно это заметно при сравнении отечественных компаний с международными, в которых позиции ИТ обычно намного сильнее.

Для проекта

Проект ИТ считается делом исключительно ИТ, хотя большинство проектов ИТ, как я уже говорила, касаются всей компании.

Если все же удается добиться включения в проект сотрудников других подразделений, то это оказываются самые слабые члены коллектива, от которых мало проку и много проблем.

Даже если проект достиг запланированных результатов и выполнен в срок и в рамках бюджета, его результаты не используются должным образом. Поэтому по большому счету признать его успешным нельзя. В этом обвиняют тех же ИТ-специалистов, которые «не научили пользоваться» тем, что сделали, сотрудников. Хотя общеизвестно, что научить против желания нельзя. Если сотрудники не захотят пользоваться новой ИТ-системой, то проект ее внедрения будет признан неудачным. Не важно, что не пройдет и месяца, ну от силы трех, как выход системы из строя будет приравнен к катастрофе, а пользователи не смогут вспомнить, как работали без нее.

Для членов команды проекта

На них обычно смотрят как на бездельников, занимающихся пустяшным делом, и пытаются нагрузить работой, не связанной с проектом. И даже винить коллег за это нельзя. Потому что о проекте они знают мало, видят, какое скромное внимание ему уделяет руководство, и с радостью перенимают такой подход. Ведь еще неизвестно, чем проект закончится.

Члены проектной команды, даже те из них, кто действительно увлечен проектом, вынуждены постоянно балансировать между ним и текущей работой. Да еще и начальство напоминает, что ведь деньги-то платят именно за текущую работу, а вот проект – это почти хобби, это «на десерт». Причем чем больше член проектной команды увлечен проектом, тем чаще его отвлекают. Все это, в свою очередь, заставляет сотрудников относиться к проектам ИТ как к досадной дополнительной нагрузке. И выживают в них исключительно энтузиасты ценой своих сил, здоровья и веры в ИТ и человечество.

Для процесса управления изменениями проекта

Как мы помним, процесс управления изменениями для ИТ-проектов имеет огромное значение. Ведь они сильно зависят от окружающей среды. Если между проектом и остальной деятельностью компании стоит железная ограда или даже непрозрачная завеса, то откуда возьмутся изменения? Если проект не пользуется популярностью, то и изменения стекаются к нему чахлой струйкой, а то и вовсе не доходят. «Поэтому очень важно, чтобы проект ИТ не отрывался от реальности, а развивался в тесном контакте с тем, что происходит в компании и вокруг нее (статья 1)».

Важно также выработать отношение к изменениям, созвучное тому, которое в Манифесте гибкой разработки ПО (Manifesto for Agile Software Development) формулируется следующим образом: «Приветствуйте изменения требований, даже на последних стадиях разработки ПО. Гибкая разработка ПО использует изменения для получения конкурентных преимуществ» («Welcome changing requirements, even late in development. Agile processes harness change for the customer’s competitive advantage»).

Действительно, зачем, собственно, мы делаем проекты? Для того чтобы получить что-то полезное. А как может быть полезно то, что устарело и больше не соответствует требованиям клиента? А чтобы им соответствовать, надо приветствовать изменения. Иначе не получится.

Конечно, у пиара ИТ-проекта есть свои приемы. Расположим их по мере убывания эффективности. Этот рейтинг я составляла на основе собственного опыта, поэтому ему далеко даже до экспертных оценок. Но общую картину, надеюсь, он дает.

Рисунок 1. Матрица власти/интересов

1. Продвижение проекта наиболее популярными лицами компании, прежде всего ГД и его заместителями. Для этого вам надо обладать недюжинными коммуникативными навыками. Будем считать, что в важности проекта они не сомневаются. Ведь в противном случае вам бы вряд ли удалось его начать. Поэтому прежде всего вам надо убедить их в необходимости пиара, если это слово их не испугает, или продвижении проекта, или информировании о проекте заинтересованных лиц. Как назвать эту необходимую для проекта деятельность, не столь важно. Однако это может оказаться решающим в достижении успеха. Ведь «как вы лодку назовете, так она и поплывет».

Поэтому придется выбрать из лексикона тот термин, который не вызовет раздражения топов, а наоборот, заслужит их горячую поддержку. А после этого стоит попросить их оказывать поддержку проекту во всех удобных случаях: на общих собраниях и совещаниях руководства, при подведении итогов и в интервью внешним и внутренним СМИ. Стоит попросить кого-то из топов присутствовать при установочном совещании проекта. А если это невозможно, то записать его (их) слова и показать видео команде проекта. Полезно повторять это время от времени. Такое внимание со стороны руководства – весьма действенный мотиватор.

2. Поддержка подразделений маркетинга, пиара, управления персоналом. Все эти подразделения могут оказать проекту неоценимую услугу. А могут и весьма успешно тормозить его выполнение. Поэтому стоит подружиться с ними еще на стадии подготовки проекта, а при возможности привлечь в проектную команду. Проект может проходить красной нитью через все внутренние материалы, освещаться как внутри, так, если проект открытый, и во внешних СМИ. Привлекайте к этому процессу по возможности всех членов проектной команды, а также заинтересованных лиц: будущих пользователей, тех, кто косвенно получит определенные выгоды от проекта, и тех, кто опасается получить от него неприятности. Подискутируйте с последними, убедите их неопровержимыми аргументами, что при правильном отношении результаты проекта ничем ему не угрожают.

3. Социальные сети, электронная почта, корпоративный портал, корпоративный журнал. Не использовать современные средства коммуникаций на пользу проекта просто глупо. Поэтому все возможности, которые есть в компании, должны работать на проект. Если у вас нет корпоративных социальных сетей, то по согласованию с ответственными лицами используйте страницу компании в популярных общедоступных средах. Даже если нет портала (а разве остались еще такие компании?), электронная почта всегда у вас на вооружении. Конечно, тут важно соблюдать баланс и не спамить сотрудников. Но рассылки по завершении очередного крупного этапа или по достижении ключевых вех проекта, яркие и запоминающиеся, приветствуются.

С моей точки зрения, даже при выполнении крупного проекта не стоит затевать одновременное внедрение нового средства корпоративных коммуникаций. Во-первых, в вашем проекте оно будет бесполезным, так как сотрудники еще не приучатся им пользоваться, во-вторых, проекты просто не стоит затевать в массовом порядке. А то ведь и надорваться можно.

4. Собрания, совещания, в том числе ВКС, мероприятия, приуроченные к ключевым вехам проекта. Конечно, средства коммуникации – это хорошо, но доказано, что живого общения они не заменяют. Поэтому встреч проектной команды вам не избежать. Да и избегать не стоит. Однако, как и во всем прочем, тут надо соблюдать разумный баланс.

Например, как я писала в одной из предыдущих статей, в скраме – методике гибкой разработки ПО – команде проекта положено собираться раз в день на 15-минутное совещание. Но если вы будете раздувать его регулярно до нескольких часов, то делать проект, собственно, станет просто некогда.

Хорошо, когда в методике выполнения проекта все так точно прописано, как в скраме, но обычно частота и длительность встреч остается на совести руководителя проекта. И если он не очень распложен к общению, то такие встречи могут оказаться слишком редкими, а если говорлив – то слишком длительными.

Стоит приглашать на встречи и других заинтересованных лиц проекта. Возможно, некоторые встречи вполне можно сделать открытыми, пригласив на них всех сотрудников и дав им возможность открыто высказать свои сомнения и задать вопросы. Да еще если на такой встрече выступит один из топов…

5. Инфографика, видеоматериалы. Современные средства многое предлагают для того, чтобы скучную информацию донести до человека в красивой и приятной упаковке. Проверено, что графическая информация воспринимается намного лучше, чем речь или текст. Привлеките к продвижению проекта дизайнеров. Сделайте «скучную» проектную документацию красивой и интересной. Выложите устав проекта, описание его содержания и план проекта «как есть», а рядом – в более наглядном и привлекательном виде.

Проверяла, что короткометражка по важной теме, сделанная с юмором, позволяет освоить предмет намного эффективнее, чем любые описания.

Хочу напомнить о роли стандартов в продвижении проекта, о которой я писала во второй статье цикла. То, что в проекте используются стандарты, в глазах заинтересованных лиц работает на него. В частности, выполнение проекта в соответствии с принципами РМВоК работает на него.

Конечно, роль пиара в управлении проектами не могла пройти мимо PMI. В пятой версии PMBoK появилась даже отдельная группа процессов Управление коммуникациями, в которой два пункта напрямую относятся к нашей теме:

• Управление вовлечением заинтересованных сторон.
• Контроль вовлечения заинтересованных сторон.

В соответствии с РМВоК необходимо классифицировать заинтересованные стороны проекта, для чего предлагается следующая матрица власти/интересов (см. рис. 1). Рекомендуется по-разному пиарить процесс в зависимости от заинтересованности в проекте и возможностей влияния на него целевой аудитории.

Давайте обсудим пиар и маркетинг проекта на каждом этапе.

1. Предварительный этап. Обсуждение проекта, выявление требуемой функциональности должны вестись максимально открыто. Только это позволит вам учесть потребности всех заинтересованных лиц и добиться грамотной формулировки требований.

Есть и еще одно соображение. Чем раньше выльются отрицательные эмоции по поводу проекта, тем лучше. Потому что их вред тем больше, чем позднее они проявляются. А отрицательные эмоции, несомненно, будут, и на это даже не стоит обижаться. Важно помнить, что подавляющее большинство людей – консерваторы, и их первая непосредственная реакция на те изменения, касающиеся лично их, которые несет проект, негативна.

2. Этап выполнения. Общественное мнение – это серьезная сила, которая может подтолкнуть проект или остановить. С этим необходимо считаться и использовать во благо. Выше уже много написано, что и каким образом стоит делать. Хочется отметить, что среди множества обязанностей руководителя проекта его продвижение никак не может находиться в самом хвосте.

Не забывайте об управлении изменениями, о привлечении к информации об изменениях, которые могут оказать влияние на проект, как можно большее количество заинтересованных лиц.

3. Этап завершения. И, наконец, на этапе завершения необходимо открыто рассказать, как и чем завершился проект, проанализировать его результаты, занести, так сказать, в анналы компании. Поблагодарить тех, кто помогал, похвалить тех, кто делал проект, наградить тех, кто внес в него наиболее существенный вклад.

Для дела управления проектами заключительный этап значит очень много. Проведете его пиар правильно, и на следующем проекте сотрудники будут биться за то, чтобы войти в команду проекта.

Любой жизненный цикл включает события, которые совершенно незначительны по длительности в сравнении со стадиями, но тем не менее имеют огромное значение. Именно они-то и запоминаются заинтересованным лицам! Поэтому события проекта, особенно наиболее важные, такие как переходы с этапа на этап, стоит отмечать и продвигать всеми средствами.

ИТ-специалисты сами иногда виноваты в том, что их проектам не придают должного значения. Иногда они считают других сотрудников слишком неграмотными в ИТ и поэтому не желают привлекать их к проекту. Иногда боятся их негативной реакции, хотя в начале проекта ее будет проще обезвредить, чем в конце. Иногда как будто бы стесняются, сами не придавая своему проекту того значения, которое он занимает в жизни компании. Поэтому, как любой процесс, пиар и маркетинг проекта надо начинать с себя: поверить в его реальное значение, понять, что ни прятать, ни стыдиться, ни опасаться нечего, и максимально подробно и увлекательно рассказывать о нем как сотрудникам компании, так и ее клиентам и партнерам, которых затронет или может затронуть проект.

И не забудьте по окончании проекта «разрезать ленточку»! Ведь выполнить сложный ИТ-проект ничуть не легче, чем построить здание.

В начало⇑

Комментарии отсутствуют

Комментарии могут отставлять только зарегистрированные пользователи